PUBLICADO EN LA GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL EL 29 DE DICIEMBRE DE 2006

 

NORMATIVIDAD CONTABLE DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

 

LIC. MARIO M. DELGADO CARRILLO, Secretario de Finanzas del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 16, fracción IV, 30, fracciones XV y XX de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 1°, 24, 457, 518-522, 524-534, 536, 538-547, 549, 550, 551 y 553 del  Código Financiero del Distrito Federal; 34, fracción VIII y 69 fracciones III, IV, V y VI del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal,  emite:

 

NORMATIVIDAD CONTABLE DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

 

ÍNDICE

 

                                I.      Introducción

                               II.      Marco jurídico

                              III.      Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental

                            IV.      Normas Generales Contables

 

IV.1 ...... Norma para el Reconocimiento de los Efectos de la Inflación en las

............. Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.

 

IV.2 ...... Norma para el Reconocimiento de Obligaciones Laborales al

............. Retiro de los Trabajadores en las Entidades de la

Administración Pública del Distrito Federal.

 

IV.3....... Norma para Ajustar al Cierre del Ejercicio los Saldos en Moneda

Nacional Originados por Derechos y Obligaciones en

Moneda Extranjera.

 

IV.4....... Norma para Depurar y Cancelar Saldos.

 

                             V.      Marco Técnico.

 

V. 1    Norma para Elaborar el Manual de Contabilidad.

 

Catálogo de Cuentas.

 

Instructivo de Manejo de Cuentas.

 

Guía Contabilizadora.

 

Convertidor Presupuestal-Contable.

 

V.2    Norma para Modificar el Manual de Contabilidad.

 

                            VI.      Norma para Informar el Uso del Sistema de Registro Electrónico de Contabilidad.

 

VII.  Norma para Autorizar la Utilización de los Principales Libros de Contabilidad.

 

I. INTRODUCCIÓN

 

La contabilidad constituye una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias de las operaciones que se realizan,  con objeto de facilitar la toma de decisiones.

 

La Secretaría de Finanzas por conducto de la Subsecretaría de Egresos y la Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas, ha establecido como uno de sus objetivos fundamentales, avanzar hacia una mayor convergencia en la reglamentación e instrumentación de la norma contable de la Administración Pública del Distrito Federal. En este sentido, a través del presente documento se emite la “Normatividad Contable de la Administración Pública del Distrito Federal”, teniendo como eje principal los Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, mismos que son aplicables a partir del 1° de enero del 2006.

 

La “Normatividad Contable de la Administración Pública del Distrito Federal”, tiene como objetivo: proporcionar los elementos necesarios para unificar los criterios de registro de las operaciones que se generen en la Administración Pública. Asimismo, constituye el pilar fundamental para sustentar los resultados del manejo de la Hacienda Pública a través de la aplicación de la técnica idónea para captar, registrar, clasificar e interpretar la actividad financiera, presupuestaria, administrativa y patrimonial. En este sentido, cada Entidad que forma parte del sector paraestatal y el Gobierno del Distrito Federal son responsables de llevar un registro contable de las operaciones financieras y administrativas, que permitan identificar la situación que guardan a una fecha determinada.

 

En razón de lo anterior y en apego a las estrategias de modernización definidas por el Gobierno del Distrito Federal, la Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas, coadyuva con ésta estrategia manteniendo una labor permanente de revisión de la técnica contable y de sus mecanismos de aplicación.

 

Es por ello que se emite la “Normatividad Contable de la Administración Pública del Distrito Federal”, misma que está compuesta por los siguientes apartados: Marco Jurídico, Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Generales Contables, Marco Técnico y las Normas para Informar el Uso del Sistema de Registro Electrónico de Contabilidad, así como para Autorizar la Utilización de los Principales Libros de Contabilidad.

 

La presente Normatividad es de observancia general para la Administración Pública del Distrito Federal, excepto para las Entidades del Sector Paraestatal constituidas bajo la figura jurídica de Sociedad Anónima, a las cuales sólo les serán aplicables los capítulos IV, apartado IV.4; V; VI y VII; toda vez que estas se rigen por las Normas de Información Financiera, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A. C.

 

La Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas será la instancia competente para interpretar la presente Normatividad.

 

II.- MARCO JURÍDICO

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículo 122,  Apartado C, Base Primera, fracción V, inciso c).

 

ESTATUTO

- Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.

Artículos 2, 8, fracción II, 12 fracciones VI y XI y 67 fracciones XXIV y XXXI.

 

LEYES FEDERALES

 Ley General de Deuda Pública.

Artículos 1°, fracción II, 9, 10, y 12.

-Ley del Impuesto Sobre la Renta.

 

-Ley del Impuesto al Valor Agregado

 

CÓDIGO

-Código Fiscal de la Federación.

-Código Financiero del Distrito Federal.

Artículos 1°, 24, 457, 518-522, 524-534, 536, 538-547, 549, 550, 551 y 553.

 

LEYES LOCALES

- Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.

- Artículos 1°, 15, fracción VIII y 30 fracciones XV, XX y XXI.

- Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

- Ley de Ingresos del Distrito Federal.

 

REGLAMENTOS

- Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

- Artículos 26, fracciones X y XVII, 34 fracción VIII y 69 fracciones III, IV, V y VI.

 

DECRETOS

- Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal.

 

III. PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

 

1.- ENTE

 

Se considera Ente toda organización gubernamental jurídicamente establecida y creada por Ley o Decreto, con existencia y autonomía propia.

 

Tratándose de dependencias, delegaciones y órganos desconcentrados de la Administración Pública Centralizada del Distrito Federal, éstas forman parte del Ente denominado Gobierno del Distrito Federal, así como las Entidades que realicen operaciones con el Registro Federal de Contribuyentes del  Gobierno del Distrito Federal, cuyas operaciones se contabilizarán y se consolidarán por el Sector Central.

 

La información contable pertenece al Ente y estará constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros, destinados al logro de los objetivos que se establecen en el ordenamiento jurídico que lo creó.

 

2.- EXISTENCIA PERMANENTE

 

Se considera que el Ente tiene vida permanente, salvo modificación posterior de la Ley o Decreto que lo creó, en la que se especifique lo contrario.

 

El sistema contable del Ente considerará que el período de vida del mismo es indefinido y dicho sistema debe diseñarse de modo que exista una relación cronológica de las actividades financieras.

 

3.- CUANTIFICACIÓN EN TÉRMINOS MONETARIOS

 

Uno de los objetivos de la contabilidad es mostrar la situación financiera del Ente en términos monetarios, por lo que los derechos, obligaciones y en general las operaciones que realice, serán registradas en moneda nacional.

 

La contabilidad gubernamental no registra aquellos eventos que no pueden ser valuados en unidades monetarias y que se refieren a valorizaciones subjetivas o cualitativas; sin embargo, algunos de estos eventos por su importancia deberán ser revelados a través de notas en los estados financieros.

 

4.- PERÍODO CONTABLE

 

La vida del Ente se dividirá en períodos uniformes para el registro de las operaciones y de la información que genere.

 

La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situación financiera del Ente, hace indispensable dividir la vida continua del mismo en períodos uniformes.

 

Para este fin se establece que el período relativo a la contabilidad es de un año calendario.

 

5.- COSTO HISTÓRICO

 

Los bienes se deben registrar a su costo de adquisición o a su valor estimado en caso de que sean producto de una donación, expropiación o adjudicación.

 

Bajo este principio, los estados financieros se muestran a valores históricos y no a valores presentes.

 

No obstante lo anterior, si la información deja de ser representativa en virtud de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, podrá ser reexpresada aplicando los métodos y lineamientos que emita la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Distrito Federal.

 

6.- IMPORTANCIA RELATIVA.

 

La información que aparece en los estados financieros del Ente, debe mostrar los aspectos importantes susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios, tanto para efectos de los datos que entran al sistema contable como para la información resultante de su operación.

 

7.- CONSISTENCIA

 

Las políticas, métodos de cuantificación, procedimientos  y registros contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del Ente, debiendo aplicarse con criterio uniforme a lo largo de un período y de un período a otro.

 

La observancia de este principio no imposibilita el cambio en la aplicación de los principios, métodos de cuantificación,  procedimientos y registros contables, sino que exige que cuando se efectúe un cambio que afecte la comparabilidad de la información, se revele claramente en una nota a los estados financieros: su motivo, justificación y efecto.

 

8.- BASE DE REGISTRO

 

Los egresos deben ser reconocidos y registrados en el momento en que se devenguen y los ingresos cuando efectivamente se perciban.

 

Por medio de la aplicación de este principio, al cierre de cada período se habrán incluido todos los egresos que sean aplicables al mismo, así como los ingresos que se hayan recibido efectivamente.

 

9.- REVELACIÓN SUFICIENTE

 

Los estados financieros deben incluir información suficiente para mostrar amplia y claramente la situación financiera del Ente.

 

Es necesario que la información presentada en los estados financieros se acompañe de notas explicativas de la información que sea necesario revelar, con el fin de que los usuarios estén suficientemente informados.

 

10.- CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES

 

El Ente debe observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción, en su registro y en general en cualquier aspecto relacionado con su sistema contable.

El sistema de contabilidad gubernamental del Ente debe:

 

a) Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones legales.

 

b) Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo su efecto en el estado de posición financiera y en el resultado de sus operaciones.

 

Si se presenta un conflicto entre las disposiciones legales y los Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, se dará preferencia a las primeras.

 

El sistema de contabilidad deberá permitir la aplicación en forma supletoria de los Postulados Básicos de las Normas de Información Financiera (NIF) emitidos por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A. C. (CINIF).

 

11.- CONTROL PRESUPUESTARIO

 

Corresponde al sistema de contabilidad, aplicar la conversión contable a los registros presupuestales comprendidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos y la Ley de Ingresos.

 

Asimismo, el sistema de registro contable del Ente debe dar seguimiento al presupuesto ejercido en el periodo y vincularlo con el contenido en el Decreto de Presupuesto de Egresos y la Ley de Ingresos.

 

12.- INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

 

Cuando se integren informes financieros de distintas Entidades en uno sólo, deben eliminarse las transacciones efectuadas entre ellas y los estados financieros no deben reflejar superávit o déficit originados entre ellas. En la integración de la información se deben reunir los datos y cifras de las Entidades tal como aparecerían si constituyeran entre todos una sola unidad económica.

 

13-. PARTIDA DOBLE

 

El Ente debe registrar sus operaciones, observando de manera independiente la dualidad del cargo y el abono sin menoscabo de la vinculación que tengan con otro u otros Entes.

 

14.- NO COMPENSACIÓN

 

Todas las transacciones deben registrarse en la contabilidad conforme a los valores de los documentos justificativos y comprobatorios.

 

Sólo podrán realizarse compensaciones como resultado de convenios previamente autorizados por la Secretaría de Finanzas.

 

IV.1 NORMA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LOS EFECTOS DE LA INFLACIÓN EN LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

 

a)  Objetivo

 

Emitir la norma, la metodología y los elementos suficientes para contabilizar los efectos de la inflación en los estados financieros  de las Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.

 

b)  Marco Técnico

 

La Secretaría de Finanzas por conducto de la Subsecretaría de Egresos y de la Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas, considerando la necesidad e importancia de que las Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal reconozcan los efectos de la inflación en la información financiera y tomando en cuenta que:

 

-      Deben distinguirse las empresas y organismos públicos que producen y ofrecen bienes y servicios de las Entidades que cumplen una función social.

 

-      Las Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal deben contar con información financiera veraz, empleando mejores técnicas en la reexpresión de los estados financieros, para que éstos contengan calidad y significado, que facilite la comparabilidad y coadyuve a una mejor toma de decisiones.

 

-      La adopción del Método de Ajuste por Cambios en el Nivel General de Precios ocasiona menores costos y es el que mejor se apega a los requisitos actuales de información.

 

c)  Obligatoriedad de la norma.

 

Están sujetas a lo establecido en esta norma las Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, excepto las que tienen la figura jurídica de sociedades mercantiles.

 

d)  Identificación de Entidades sujetas a la norma.

 

1.        Entidades que ejercen funciones exclusivas del Gobierno del Distrito Federal.

 

Son aquellas Entidades que a través del desarrollo de sus operaciones y actividades cumplen con el ejercicio de funciones encomendadas únicamente al Gobierno del Distrito Federal; o bien, que realicen actividades comerciales con propósitos claros de interés social.

 

2.        Instituciones de crédito, seguros y fianzas.

 

Son las Entidades que se identifican como otros organismos que conforme a las leyes se regulan por las Comisiones Nacionales Bancaria y de Valores y de Seguros y Fianzas.

 

3.        Entidades que realicen operaciones mercantiles.

 

Son las Entidades productoras de bienes o prestadoras de servicios que se sujetan a criterios de rentabilidad, dentro de un marco de competencia de mercado.

 

4.        Entidades no lucrativas.

 

Son las Entidades prestadoras de servicios públicos de investigación, de carácter asistencial, educativo, cultural o deportivo, que cumplen una clara función social; que en su eficiencia o productividad no pueden ser medibles  en términos de rentabilidad financiera, y que sus recursos de operación y de inversión provienen predominantemente de las aportaciones que les otorga el Gobierno del Distrito Federal.

 

e)  Norma

 

 Entidades que ejercen funciones exclusivas del Gobierno del Distrito Federal.

 

Las Entidades que por su actividad se identifiquen con las descritas en el numeral 1 del inciso d) de esta norma, para el reconocimiento de los efectos de la inflación en su información financiera, deberán observar lo siguiente:

 

1.- Actualizar los rubros de inventarios y costo de ventas.

 

La aplicación del método de actualización deberá expresar el valor de los inventarios en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance, y el del costo de ventas en pesos de poder adquisitivo promedio del ejercicio.

 

Con objeto de que en sus registros contables se identifique el valor original de los renglones revaluados, las Entidades deberán usar cuentas adicionales para registrar los importes de la actualización en cada caso, tales como la Revaluación de Inventarios y la Revaluación del Costo de Ventas. La contracuenta deberá ser la del Superávit por Revaluación.

 

En la reexpresión del rubro de inventarios no se incluirán materias primas o materiales cuya obsolescencia sea manifiesta.

 

2.- Actualizar los renglones del activo fijo, identificados generalmente como edificios, construcciones, instalaciones, plantas, maquinaria y equipos de operación, mobiliario, equipo de oficina y de cómputo, equipo de transporte, así como aquellas otras inversiones en fase de proyección o construcción, etc.; y los cargos diferidos, incluyendo las partidas relativas a las depreciaciones y/o amortizaciones acumuladas, y las del ejercicio o periodo, según corresponda.

 

En la actualización de los distintos conceptos que integran este grupo, se expresará el valor de cada rubro del activo fijo y de su depreciación acumulada, así mismo de la amortización acumulada de los gastos por amortizar y/o cargos diferidos se actualizarán en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance. En cuanto a las depreciaciones y amortizaciones del ejercicio, su valor se expresará en pesos de poder adquisitivo promedio del ejercicio. No se considerarán activos en desuso.

 

Para el registro de la actualización se utilizarán cuentas de revaluación por cada rubro del activo fijo, y la contracuenta será la patrimonial “Superávit por Revaluación”. La actualización de las depreciaciones y amortizaciones del ejercicio, deberán registrarse afectando los resultados del año.

 

3.- En la actualización de las operaciones derivadas de fluctuaciones cambiarias y los intereses provenientes de pasivos identificables con activos fijos, se procederá como sigue:

 

-          Se identificará el activo fijo financiado con pasivos que originen las fluctuaciones cambiarias y/o intereses; se determinará en forma específica la parte de cargos que corresponderá incorporar a la actualización de los activos fijos y, por diferencia, la porción que constituya propiamente una pérdida cambiaria o un cargo por intereses, se deberán afectar los costos y gastos del ejercicio.

 

-          La cantidad que se determine como porción “capitalizable” de las fluctuaciones cambiarias e intereses, se cargará a la cuenta adicional “Revaluación del Activo Fijo”; si el monto de la actualización total del periodo es superior a la  porción “capitalizable”, la diferencia se cargará igualmente a “Revaluación del Activo Fijo” con abono a la cuenta patrimonial “Superávit por Revaluación”. La porción capitalizable de referencia, no deberá exceder al importe total de la actualización de los activos fijos.

 

Instituciones de crédito, seguros y fianzas.

 

Las Entidades enunciadas en el numeral 2 del inciso d) de esta Norma, deberán aplicar las disposiciones que para el reconocimiento de los efectos de la inflación dicten las Comisiones Nacionales Bancaria y de Valores, y de Seguros y Fianzas.

 

Entidades que realicen operaciones mercantiles.

 

Las Entidades enunciadas en el numeral 3 del inciso d) de esta norma, para el reconocimiento de los efectos de la inflación deberán efectuar los registros contables y mostrarlos en los estados financieros, aplicando las disposiciones contenidas en el Boletín B-10 “Reconocimiento de los Efectos de la Inflación en la Información Financiera” de las Normas de Información Financiera, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A. C.

 

Igualmente deberán dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el  Boletín B-12 “Estado de Cambios en la Situación Financiera”, de las Normas de Información Financiera, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A. C., expresado en pesos de poder adquisitivo a la fecha del Balance General.

 

Entidades no lucrativas.

 

Las Entidades con fines no lucrativos, enunciadas en el numeral 4 del inciso d)  de esta Norma, para el reconocimiento de los efectos de la inflación en sus registros contables y mostrarlos en sus estados financieros, deberán observar lo siguiente:

 

1.- Actualizar el rubro de inventarios.

 

La aplicación del método expresará el valor de los materiales en pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance. En la reexpresión de este rubro no se incluirán materiales cuya obsolescencia sea manifiesta.

 

2.- Actualizar los renglones de activo fijo identificados generalmente como edificios, construcciones, instalaciones, plantas, maquinaria y equipo de operación, mobiliario, equipo de oficina y de cómputo, equipo de transporte, así como aquellas otras inversiones en fase de proyección o construcción, etc.; y los cargos diferidos. En la actualización de los distintos renglones que integran este grupo, se expresará el valor de cada renglón del activo fijo, y de su depreciación y/o amortización acumuladas en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance. En cuanto a la depreciación y/o amortización del ejercicio, su valor se expresará en pesos de poder adquisitivo del promedio del ejercicio. El monto de la actualización de cada renglón del activo fijo, cargos diferidos, y de su depreciación y amortización acumuladas se registrará utilizando cuentas de revaluación por cada rubro del activo fijo, y afectando la cuenta patrimonial de “Superávit por Revaluación”.

 

En cuanto a la actualización de las depreciaciones y amortizaciones del ejercicio, deberá registrarse afectando los resultados del ejercicio. No se incluirán para la reexpresión activos fijos en desuso.

 

f)  Índice para la actualización

 

Para la actualización de los rubros que se indican en la presente Norma, deberá utilizarse el Método de Ajuste por Cambios en el Nivel General de Precios.

 

El Método de Ajuste por Cambios en el Nivel General de Precios requiere del uso de factores derivados del Índice Nacional de Precios al Consumidor emitido por el Banco de México y publicado en el Diario Oficial de la Federación.

 

g)  Casos excepcionales

 

Las Entidades que por circunstancias particulares consideren necesario aplicar otro método de reexpresión o reglas de valuación, solicitarán su autorización a la Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas, mencionando las razones que lo fundamenten; la cual, conforme a las facultades que le son otorgadas en el Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, determinará el método de reexpresión y/o reglas de valuación que, conforme a los Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, les sean aplicables en cada caso específico.

 

Las Entidades sin fines de lucro que se ubiquen en el numeral 4 del inciso d) de esta Norma y cuyas actividades y operación no justifiquen la utilidad técnica o el costo-beneficio de su aplicación, podrán solicitar autorización de la Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas para adoptar parcialmente la norma o no aplicarla.

 

h)  Vigencia

 

La norma para el reconocimiento de los efectos de la inflación que deben utilizar las Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, entrará en vigor a partir del presente ejercicio fiscal.

 

IV.2 NORMA PARA EL RECONOCIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES AL RETIRO DE LOS TRABAJADORES EN LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

 

a)       Objetivo.

 

La importancia de emitir la presente norma, es con el fin de que todas las Entidades que conforman la Administración Pública del Distrito Federal y que se encuentren sujetas al apartado “A” del artículo 123 Constitucional, y su legislación reglamentaria, tienen la obligación de crear el pasivo  por concepto de indemnización y prima de antigüedad, para  aquellos  empleados que dejen de prestar servicios bajo ciertas circunstancias.

 

b)       Norma.

 

Estarán sujetos a lo establecido en esta norma, todas las Entidades que conforman la Administración Pública del Distrito Federal y  que se encuentren sujetas al  Apartado “A” del artículo 123 Constitucional.

 

En cuanto a la cuantificación y registro del monto de estos pasivos y la presentación en notas en los estados financieros de las reglas del reconocimiento y revelación, se aplicarán  siempre y cuando, no implique la determinación de un resultado negativo del ejercicio y con el fin de conocer el impacto que tendrá el registro de este pasivo, los importes de la reserva del ejercicio se deberán mostrar separadamente de la correspondiente a ejercicios anteriores. Esta última, podrá reconocerse en un plazo que no exceda de la vida laboral promedio remanente determinada en el estudio actuarial independiente, bajo el método de crédito unitario y proyectado de cada uno de los trabajadores de confianza y sindicalizados.

 

Las Entidades que conforman la Administración Pública del Distrito Federal que requieran fondear las reservas correspondientes para garantizar total o parcialmente el pago de esos pasivos, deberán obtener previamente la autorización de la Secretaría de Finanzas, toda vez que se afectará el presupuesto autorizado para el ejercicio correspondiente, siempre y cuando planteen las estrategias de financiamiento que les permitan allegarse de los recursos propios necesarios.

 

Las Entidades cuyas relaciones de trabajo se rigen por el Apartado “B” del artículo 123 Constitucional y su legislación reglamentaria, en principio no reconocerán pasivos por obligaciones laborales al retiro de sus trabajadores.

 

Los planes de pensiones adicionales a los que obligatoriamente se estipule en las leyes del Instituto Mexicano del Seguro Social o del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, deben estar previamente reconocidos por la Secretaría de Finanzas.

 

Las Entidades que se encuentren reguladas por las Comisiones Nacionales Bancarias y de Valores, o de Seguros y Fianzas aplicarán las disposiciones que emitan dichos órganos administrativos desconcentrados en materia de referencia.

 

En este sentido la Secretaría de Finanzas, podrá autorizar las excepciones específicas para aplicar las disposiciones anteriores que se le planteen formalmente por parte de cada una de las  Entidades.

 

IV.3 NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL               ORIGINADOS POR DERECHOS Y OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA.

 

a)       Objetivo

 

Que el Ente aplique de manera uniforme los tipos de cambio, para ajustar al cierre del ejercicio los saldos en moneda nacional, originados por derechos y obligaciones en moneda extranjera.

 

b)       Norma

 

El Ente deberá actualizar al cierre del ejercicio, todos los saldos en moneda nacional originados por derechos u obligaciones en moneda extranjera, con base en el tipo de cambio que da conocer el Banco de México en el Diario Oficial de la Federación.

 

c)       Procedimiento

 

Los saldos en moneda extranjera deberán ajustarse, conforme al “Tipo de Cambio para Solventar Obligaciones Denominadas en Moneda Extranjera Pagaderas en la República Mexicana”, que publique el Banco de México en el Diario Oficial de la Federación al 31 de diciembre del año que concluye.

 

Para la aplicación anterior, se multiplicarán las unidades pactadas en moneda extranjera, por el tipo de cambio correspondiente a la divisa, una vez obtenido el equivalente de esa moneda, se comparará con la cantidad registrada y la diferencia se contabilizará, según proceda, con cargo o abono en la cuenta de resultados “Diferencias de Tipo de Cambio”.

 

IV.4 NORMA PARA DEPURAR Y CANCELAR SALDOS

 

a)     Objetivo

 

La presente norma se emite con el fin de establecer un procedimiento que permita sustentar procesos de depuración de cuentas contables para presentar estados financieros con cifras razonablemente correctas.

 

b)    Conceptos

 

Ajuste:

Registro contable que se formula de acuerdo con el principio de partida doble, para modificar el saldo de cuentas que por alguna circunstancia no reflejan la realidad financiera.

 

Constancia de Hechos:

Documento mediante el cual se deja evidencia suficiente y competente de los antecedentes, procesos realizados y conclusiones determinadas sobre los análisis de los registros de cuentas de balance o de resultados, misma que deberá ser firmada por los servidores públicos que intervinieron en el proceso.

 

Técnicas de Revisión:

Son los métodos de investigación y análisis que autoriza el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C., (aplicados en forma supletoria), que permiten obtener evidencia suficiente y competente, así como los elementos de juicio sobre un grupo de hechos o circunstancias de la cuenta sujeta a revisión, mediante los cuales se fundamentan las conclusiones.

 

Evidencia Suficiente y Competente:

La evidencia es suficiente y competente cuando las circunstancias o criterios que realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo examinado y las pruebas realizadas, ya sea por los resultados de una sola o por la concurrencia de varias, son válidas y apropiadas para llegar a adquirir la certeza y confianza sobre los hechos que se está tratando de probar y los criterios cuya corrección se está verificando.

 

c)       Norma

 

El proceso de depuración de cuentas y cancelación de saldos, involucra la afectación de información financiera de ejercicios anteriores, por tal razón es necesario dejar evidencia suficiente y competente sobre el hecho, razones y circunstancias que originan la depuración de cuentas contables. Para tal efecto se establece como documento idóneo la formulación de una Constancia de Hechos (Formato Modelo) por cada cuenta de mayor sujeta a revisión. Asimismo, la Secretaría de Finanzas, a través de la Dirección General de Contabilidad, Normatividad e Integración de Documentos de Rendición de Cuentas de la Subsecretaría de Egresos, será la instancia para normar los criterios particulares que deban aplicarse a casos concretos, previa consulta por escrito del área interesada en el caso.

 

En este sentido, la Constancia de Hechos debe contener los siguientes apartados:

 

·          Presentación de saldos a la fecha de inicio del proceso.

En este apartado se mostrará la situación que guardan los saldos de las cuentas sujetas a revisión y análisis, previa a la intervención de revisión. (Formato 1).

 

·          Diagnóstico inicial sobre la situación contable.

En este apartado se desarrollará una breve explicación de las razones por las que se considera necesario iniciar el proceso de depuración de saldos.

 

·          Aplicación de Técnicas de Revisión.

En este apartado se desarrollarán las técnicas de revisión y análisis aplicables a cada rubro contable que sugiere el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C.

 

·          Conclusiones sobre el trabajo desarrollado.

En este apartado se desarrollarán los planteamientos y evidencias documentales que soportan el proceso de revisión y análisis  aplicado a cada cuenta.

 

·          Determinación de ajustes y registros contables.

Derivado de la obtención de las conclusiones, se tendrán que indicar los ajustes necesarios, con la finalidad de sanear los saldos. Es importante señalar que cada asiento contable propuesto deberá ser soportado por la evidencia documental correspondiente. (Formato 2).

 

·          Presentación de saldos después de ajustes contables.

Una vez propuestos y presentados los ajustes contables, se presentará la balanza que muestre los saldos después de ajustes contables, con el fin de ratificar la veracidad tanto de la aplicación del proceso como de los registros resultantes. (Formato 3).

 

·          Revisión de hechos subsecuentes.

En este apartado se procederá a revelar resultados sobre la revisión de registros contables ocurridos en el periodo posterior a la fecha de la culminación del proceso de depuración y que corresponden a las cuentas sujetas a análisis, con el fin de asegurar que los ajustes y registros contables posteriores no distorsionan las conclusiones.

·          Declaración de los servidores públicos que intervinieron en el proceso de revisión.

Una vez evaluados cada uno de los planteamientos y evidencias documentales que soportan la constancia de hechos, los servidores públicos que intervinieron en el proceso de depuración manifestarán la conformidad del trabajo realizado y de los ajustes propuestos. Para tal efecto, deberán firmar al final de ésta y rubricar cada una de las fojas que forman parte de la constancia de hechos.

FORMATO 1

 

PRESENTACIÓN DE SALDOS A LA FECHA DE INICIO DEL PROCESO DE DEPURACIÓN

 

1.- SITUACIÓN CONTABLE AL  _____________(1) ______________:

 

CTA

S1

S2

S3

S4

S5

DESCRIPCIÓN

SALDO A  ( 2 )

(3)

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(10)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TOTAL

(11)

 

PRESENTACIÓN DE SALDOS A LA FECHA DE INICIO DEL PROCESO DE DEPURACIÓN

GUÍA DE LLENADO (FORMATO 1)

 

( 1 )         Anotar día, mes y año de los saldos al  cierre del ejercicio al que se está aplicando el proceso de depuración.

( 2 )         Anotar el año de los saldos al  cierre del ejercicio al que se está aplicando el proceso de depuración.

( 3 )         Anotar el número de cuenta de mayor a la que se le está aplicando el proceso de depuración.

( 4 )         Anotar  el primer nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

( 5 )         Anotar  el segundo nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de  depuración.

( 6 )         Anotar  el tercer nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

( 7 )         Anotar  el cuarto nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

( 8 )         Anotar  el quinto nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

( 9 )         Anotar  sin abreviaturas el nombre  de la cuenta de mayor, así como de las subcuentas que la integran, de  acuerdo al catálogo de cuentas.

( 10 )      Anotar el importe total  a pesos y centavos de la sumatoria de los saldos de las subcuentas que integran la cuenta de mayor.

( 11 )      Anotar el importe total a pesos y centavos de la sumatoria de la columna (10).

 

( 1 )

No. de Cuenta

Descripción

Cargo

Abono

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

 

 

 

 

 

 

 

 

Explicación del Registro:

( 6 )

 


FORMATO 2

 

DETERMINACIÓN DE AJUSTES Y REGISTROS CONTABLES

 

GUÍA DE LLENADO (FORMATO 2)

 

( 1 )         Anotar el número del registro o ajuste contable.

 

( 2 )         Anotar el número de cuenta de mayor, así como el de las subcuentas a las que se afectará con los registros o ajuste contable, tanto de cargo como de abono.

 

( 3 )         Anotar sin abreviaturas el nombre  de la cuenta de mayor, así como de las subcuentas a las que se afectará con los registros o ajuste contable, tanto de cargo como de abono.

 

( 4 )         Anotar  a pesos y centavos el importe del cargo del registro o ajuste contable.

 

( 5 )         Anotar  a pesos y centavos el importe del abono del registro o ajuste contable.

 

( 6 )         Anotar  la descripción que dio origen al registro o ajuste contable.

 

NOTA:

El presente formato no es limitativo y se tendrá que utilizar uno por cada asiento que forme parte de la determinación de asientos y ajustes contables.

 

FORMATO 3

 

PRESENTACIÓN DE SALDOS A LA CONCLUSIÓN DEL PROCESO DE DEPURACIÓN

 

CTA

S1

S2

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S5

DESCRIPCIÓN

saldoS

ajustes

SALDOS

ajustados

cargos

abonos

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T O T A L

( 12 )

( 12 )

( 12 )

( 12 )

 

PRESENTACIÓN DE SALDOS A LA CONCLUSIÓN DEL PROCESO DE DEPURACIÓN

GUÍA DE LLENADO (FORMATO 3)

 

( 1 )         Anotar el número de cuenta de mayor a la que se le está aplicando el proceso de depuración.

 

( 2 )         Anotar  el primer nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

 

( 3 )         Anotar  el segundo nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

 

( 4 )         Anotar  el tercer nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.


 

( 5 )         Anotar  el cuarto nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

 

( 6 )         Anotar  el quinto nivel de subcuenta de la cuenta de mayor al que se le está aplicando el proceso de depuración.

 

( 7 )         Anotar  sin abreviaturas el nombre  de la cuenta de mayor, así como de las subcuentas que la integran, de acuerdo al catálogo de cuentas.

 

( 8 )         Anotar  los saldos al  cierre del ejercicio al que se está aplicando el proceso de depuración.

 

( 9 )         Anotar  a pesos y centavos el importe del cargo del registro o ajuste contable.

 

( 10 )      Anotar  a pesos y centavos el importe del abono del registro o ajuste contable.

 

( 11 )      Anotar  a pesos y centavos el importe de los saldos ajustados de cada una de las subcuentas que forman parte de la cuenta a la que se le está aplicando el proceso de depuración.

 

( 12 )      Anotar el importe total  a pesos y centavos de la sumatoria de las columnas de saldos; ajustes por cargos y abonos; y saldos ajustados

 

(FORMATO MODELO)

C O N S T A N C I A   D E   H E C H O S   D E   D E P U R A C I Ó N   D E   S A L D O S

 

En la Ciudad de México Distrito Federal, siendo las __(1)___horas del día _(2)___de _____(3)_______del año dos mil__(4)____, se reunieron en las instalaciones de la______________________________(5)______________________________________________________, ubicada en la _______________(6)________________________, Colonia___(7)______, Código Postal___(8)____, los Servidores Públicos ____________(9)_____________,____________________ a efecto de establecer el criterio empleado en el proceso de depuración aplicado a la cuenta________(10)______________, haciendo constar los siguiente:

 

I.- SITUACIÓN CONTABLE AL ____________(11)_________________ DE LAS SUBCUENTAS QUE CONFORMAN LA CUENTA __________(12)___________________.De la revisión efectuada a la balanza de comprobación de la contabilidad del ______(13)_____________al___________(14)__________________, se presentan los saldos de cada Subcuenta que integran el rubro_____________(15)____________________, en los siguientes términos:

 

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S1

S2

S3

S4

S5

DESCRIPCIÓN

SALDO AL ________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T O T A L

 

 

II.- TÉCNICAS APLICADAS EN LA REVISIÓN:

 

De la revisión efectuada a los saldos al _(16)_ de ___(16)_____del año__(16)___, a las subcuentas enunciadas en el punto que antecede, se aplicaron las siguientes técnicas:

 

a)       Análisis de saldos.

Tomando como referencia las balanzas de comprobación, se logró integrar la antigüedad del saldo de las subcuentas desde __(17)____ hasta el año __(18)___ sin embargo, sólo se cuenta con documentación comprobatoria que avala los registros a partir del año__(19)_____. (Ver Anexo__(20)__).

 

b)       Análisis documental de los registros.

Se llevó a cabo el análisis de cada uno de los registros contables que dieron origen a los saldos de cada Subcuenta que se tiene al _(21)___ de ___(21)________del año__(21)_____, aclarando que no fue posible la revisión documental de los años anteriores a __(22)____ por no contar con dicha documentación.

 

c)       Revisión de hechos posteriores.

Se procedió a verificar que el asiento de apertura __(23)____ que correspondiera al cierre____(24)_______. (Ver anexo __(25)___).

 

Derivado de la aplicación de las técnicas enunciadas se pudo identificar lo siguiente:

 

-          Que los montos que se registran como cargo y abono en la cuenta de “_____ (26)___________”, son aplicados mediante “______(27)_______” en base al _______(28)_________________que turna la_____________(29)__________________________.

 

-          De acuerdo al Instructivo de Manejo de Cuentas que se tiene en el Manual de Contabilidad del_________(30)______________, se carga y abona por los siguientes movimientos:

 

Por otra parte se analizaron los saldos que se tienen en las subcuentas y algunos de éstos son los mismos que aparecen en el asiento de apertura del ejercicio de___(31)_____, siendo que éstos no han tenido ningún movimiento a la fecha, con fundamento en el artículo __(32)_______ fracción __(32)_______del ______________(33)____________________________y conforme al artículo __(34)____ del_______________(35)____________________, señala que el crédito fiscal se extingue por prescripción en el término de cinco años y toda vez que los saldos datan antes de___(36)________, resulta indispensable cancelar contablemente todos los saldos que no es posible identificar contra la “_____(37)____________”, aclarando que en el caso de que se llegase a identificar en el futuro algún registro contable, se hará contra esta misma cuenta, por lo que a continuación se presentan estas subcuentas que no han tenido movimiento alguno.

 

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S2

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DESCRIPCIÓN

SALDOS ________

SALDOS _______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T O T A L

 

 

 


 

III.- AJUSTES CONTABLES.

 

Una vez efectuada la revisión a los saldos y a fin de dejar evidencia del proceso de depuración practicado a esta cuenta, se determina llevar a cabo los siguientes asientos contables:

 

-1-

No. de Cuenta

Definición

Cargo

Abono

 

 

 

 

 

 

 

 

Explicación del Registro:

 

 

-2-

No. de Cuenta

Definición

Cargo

Abono

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Explicación del Registro:

 

 

-3-

No. de Cuenta

Definición

Cargo

Abono

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Explicación del Registro:

 

 

 

IV.- BALANZA DESPUÉS DE AJUSTES CONTABLES.

 

Tomando como referencia los datos contenidos en el apartado I, en el cual se muestra la integración de las subcuentas del rubro”_____(38)____________” y