PUBLICADO EN LA GACETA OFICIAL
DEL DISTRITO FEDERAL EL 09 DE MAYO DE 2007
INSTITUTO DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
ACUERDO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL, MEDIANTE EL CUAL SE APRUEBAN LOS
LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA DE ARCHIVOS.
1.
Que de conformidad con lo establecido en el artículo
57, párrafo primero de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal (LTAIPDF), el Instituto de Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal (INFODF) es un órgano autónomo del Distrito
Federal, con personalidad jurídica propia y patrimonio propio, con autonomía
presupuestaria, de operación y de decisión en materia de transparencia y acceso
a la información pública, encargado de dirigir y vigilar el cumplimiento de la
Ley de la materia y las normas que de ella deriven, así como de velar porque
los principios de certeza, legalidad, independencia, imparcialidad y
objetividad imperen en todas sus decisiones.
2.
Que en el artículo 1 de la LTAIPDF se establece que
dicho ordenamiento es de orden público e interés general y tiene por objeto
transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo
acceso de toda persona a la información pública en posesión de los órganos
locales: Ejecutivo, Legislativo, Judicial y Autónomos por ley, así como de todo
Ente Público del Distrito Federal que ejerza gasto público.
3.
Que en el artículo 9, fracción VI de la LTAIPDF, se
establecen que entre los objetivos de ésta, se encuentra el mejorar la
organización, clasificación y manejo de documentos en posesión de los Entes
Públicos.
4.
Que de acuerdo al artículo 4, fracción IV de la
LTAIPDF, se entiende por Ente Público: La Asamblea Legislativa del Distrito
Federal; el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal; el Tribunal de
lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal; el Tribunal Electoral del
Distrito Federal; el Instituto Electoral del Distrito Federal; la Comisión de
Derechos Humanos del Distrito Federal; la Junta de Conciliación y Arbitraje del
Distrito Federal; la Jefatura de Gobierno del Distrito Federal; las
Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Político Administrativos y
Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal; los Órganos
Autónomos por Ley; aquellos que la legislación local reconozca como de interés
público y ejerzan gasto público; y los entes equivalentes a personas jurídicas
de derecho público o privado, ya sea que en ejercicio de sus actividades actúen
en auxilio de los órganos antes citados o ejerzan gasto público.
5.
Que en el artículo 11 de la citada Ley, se establece
que quienes generen, administren, manejen, archiven o custodien información
pública, serán responsables de la misma en los términos de la LTAIPDF; que toda
la información en poder de los Entes Públicos estará a disposición de las
personas, salvo aquella que se considere como información de acceso restringido
en sus distintas modalidades; que quienes soliciten información pública tienen
derecho, a su elección, a que ésta les sea proporcionada de manera verbal o por
escrito y a obtener por medio electrónico o cualquier otro, la reproducción de
los documentos en que se contenga, solo cuando se encuentre digitalizada y sin
que ello represente procesamiento de la misma; que la información se
proporcionará en el estado en que se encuentre en los archivos de los Entes
Públicos; que la pérdida, destrucción, modificación, alteración u ocultamiento
de los documentos, archivos, registros o datos en que se contenga información
pública, serán sancionados en los términos de la LTAIPDF y demás ordenamientos
relativos.
6.
Que de conformidad con el artículo 53, fracciones I,
II, III y IV de la LTAIPDF, el INFODF deberá emitir las reglas generales para la
generación de datos y archivos, así como para la conservación de los mismos,
previendo que las disposiciones permitan clasificar, identificar, restaurar y
preservar la información de acuerdo con su naturaleza; que los mecanismos que
se empleen para la conservación y mantenimiento de la información obedezca a
estándares mínimos en materia de archivonomía; que se permita la capacitación a
funcionarios previamente designados por el Ente Público en técnicas de
archivonomía; y que la información se organice de manera tal que facilite la
consulta directa de los particulares.
7.
Que de acuerdo con el artículo 54, primer párrafo, de
la LTAIPDF ningún archivo podrá ser destruido sin reunir los requisitos que
establezca el INFODF en los lineamientos que al efecto emita.
8.
Que de conformidad con el artículo 55 de la LTAIPDF el
INFODF coordinará con las áreas responsables asignadas por cada Ente Público,
el procedimiento para el resguardo y almacenamiento de los archivos que se
consideren como históricos.
9.
Que de acuerdo con el artículo 63, fracción X de la
LTAIPDF, es atribución del INFODF el establecer los lineamientos generales para
la creación y operación de los archivos que contengan información pública de
consulta directa.
10. Que los
archivos son producto de los actos que realizan los Entes Públicos y son un
instrumento documental informativo esencial para el correcto desempeño de la
gestión de los mismos, así como memoria y testimonio institucional.
11. Que en los
archivos de los Entes Públicos del Distrito Federal se resguarda información
con valor administrativo, jurídico, fiscal, histórico y de uso social
permanente y, que es responsabilidad de los servidores públicos, desde el más
alto nivel y en toda la estructura de los Entes, garantizar el uso correcto, la
integralidad, el funcionamiento cabal, el acceso, la conservación y
preservación de los documentos, expedientes y archivos en los que se sustenta
su quehacer público y cotidiano.
12. Que en
términos de lo establecido por los artículos 63, fracción XXI de la LTAIPDF y
13, fracciones I, XVII y XVIII del Reglamento Interior del INFODF, es facultad
del Pleno determinar la forma y términos en que serán ejercidas las
atribuciones del Instituto, así como dictar los acuerdos y normatividad
necesarios para el cumplimiento de la citada Ley, Reglamento y demás
disposiciones legales y administrativas que le resulten aplicables.
13. Que ante la
necesidad de instrumentar una política normativa de archivos para los Entes
Públicos del Distrito Federal, a efecto de soportar de forma ordenada,
actualizada, oportuna, completa y veraz los actos de los mismos, así como
coadyuvar al fortalecimiento de la transparencia, la rendición de cuentas y el
derecho al acceso a la información, el INFODF desde el mes de septiembre de
2006, impulsó y coordinó los trabajos correspondientes a la elaboración de los
Lineamientos Generales en Materia de Archivos, proceso en el que destaca la
participación de expertos profesionales en la materia, así como de los
representantes de los Entes Públicos, vinculados en la operación e integración
cotidiana de sus respectivos archivos.
14. Que derivado
de la metodología y trabajo instrumentado, se elaboró el Proyecto de
Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos que
entre sus objetivos, busca establecer las bases normativas para la generación,
operación, administración, conservación y destrucción de archivos; así como
avanzar en la cultura institucional y social de la transparencia, la rendición
de cuentas y el acceso a la información pública en el Distrito Federal mediante
la correcta organización de la información.
15. Que de
conformidad con el artículo 14, fracción VII del citado Reglamento Interior, es
atribución del Presidente someter a la aprobación del Pleno, a propuesta propia
o de cualquier otro Comisionado Ciudadano, las normas, lineamientos y demás
documentos necesarios para el cumplimiento de las atribuciones del Instituto.
16. Que en el
ejercicio de sus atribuciones, el Presidente del INFODF somete a la
consideración del Pleno del INFODF, los Lineamientos Generales en Materia de
Archivos del Distrito Federal, en los términos del documento anexo al presente
Acuerdo.
Por las consideraciones y fundamentos anteriormente
expuestos, el Pleno del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal emite el siguiente:
PRIMERO. Se aprueban los Lineamientos Generales en Materia de
Archivos del Distrito Federal, en los términos del documento que como anexo
forma parte integral del presente Acuerdo.
SEGUNDO. El presente acuerdo entrará en vigor al día siguiente
de su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
TERCERO. Se ordena al Secretario Técnico realizar las gestiones
administrativas necesarias para la publicación de los Lineamientos Generales en
Materia de Archivos del Distrito Federal que acompañan a este Acuerdo, tanto en
la Gaceta Oficial del Distrito Federal, como en el Portal de Internet y en los
estrados del INFODF, respectivamente.
CUARTO. Se instruye al Secretario Técnico para que realice
las acciones necesarias a fin de que el presente Acuerdo y su anexo, sea
notificado a los Entes Públicos del Distrito Federal.
Así lo acordaron, por unanimidad, los Comisionados
Ciudadanos del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal en Sesión Ordinaria celebrada el veinticinco de abril de dos mil siete.
(Firma)
OSCAR MAURICIO GUERRA FORD
COMISIONADO CIUDADANO
PRESIDENTE
(Firma)
ARELI CANO GUADIANA
(Firma)
AGUSTÍN MILLÁN GÓMEZ
COMISIONADO CIUDADANO
(Firma)
JORGE BUSTILLOS ROQUEÑÍ
COMISIONADO CIUDADANO
(Firma)
SALVADOR GUERRERO CHIPRÉS
COMISIONADO CIUDADANO
(Firma)
MARÍA ELENA PÉREZ-JAÉN ZERMEÑO
COMISIONADA CIUDADANA
Capítulo Primero
Disposiciones Generales
Artículo 1. Los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria para los Entes Públicos del Distrito Federal señalados en el artículo 4, fracción IV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, y tienen por objeto establecer las disposiciones generales para la integración y organización de sus Sistemas Institucionales de Archivos.
Artículo 2. Para efectos de los presentes
Lineamientos se entenderá por:
I.
Coteciad: Comité Técnico Institucional de Administración de
Documentos;
II.
Instituto: Instituto de Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal;
III.
Ley: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Distrito Federal, y
IV.
Sistema: Sistema Institucional de Archivos.
Artículo 3. La normatividad que emitan los
Entes Públicos, para el manejo de sus archivos en atención a los presentes
Lineamientos, deberá contar con la opinión favorable del Instituto, ser
publicada en los portales de Internet de cada Ente, como parte de las
obligaciones de transparencia, en términos de la fracción II del artículo 13 de
la Ley, y enviada en formato electrónico al Instituto para su registro.
Sección I
Generalidades
Artículo 4. Los Entes Públicos del Distrito Federal contarán con archivos que constituyen el conjunto orgánico y organizado de la información que generen, procesen, administren o reciban en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.
Artículo 5. Los Archivos de los Entes
Públicos del Distrito Federal se establecerán formalmente como Sistemas
Institucionales de Archivos, de conformidad con el ciclo vital de los
documentos y en concordancia con las disposiciones contenidas en los presentes
Lineamientos.
Artículo 6. La información que generen, reciban
o administren los Entes Públicos en sus respectivos Sistemas Institucionales de
Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental
sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o
cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas, se denominará
genéricamente documento de archivo. Será documentación de archivo toda la que
se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades
o las actividades de los Entes Públicos.
Sección II
Ciclo vital de los documentos de archivo
Artículo 7. Los documentos de archivo tienen un ciclo vital que se constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos usos institucionales de la información contenida en ellos. Dichas fases son las siguientes:
I.
Activa o de Gestión de la información documental, también
conocida como primera edad de los documentos;
II.
Semiactiva o de concentración o segunda edad de los
documentos de archivo, e
III.
Inactiva o Histórica o de tercera edad de los testimonios
documentales.
La fase activa o primera edad corresponde a aquella en que éstos se producen y se usan para desahogar la gestión cotidiana de los Entes Públicos. Por ello, tienen una utilidad inmediata para la atención de trámites, esto es tienen un alto valor administrativo, legal o fiscal.
La fase semiactiva o segunda edad es aquella en la que los
documentos de archivo ya no se utilizan de manera constante en la atención de
trámites por lo que su utilidad y uso cambia de carácter, constituyéndose sólo
como información de referencia que debe conservarse de manera precautoria dados
sus valores legales, administrativos o fiscales.
La fase histórica o tercera edad está determinada a partir
de que la utilidad administrativa, legal o fiscal de los documentos de archivo
ha prescrito y porque éstos adquieren un valor secundario de carácter cultural
y de testimonio de la evolución del Ente Público que los genera o administra.
Sección III
Artículo 8. Con base en el ciclo vital de los
documentos se fundamenta la creación de los Sistemas Institucionales de
Archivos, ya que a cada una de las fases o edades de los documentos de archivo
corresponde un determinado tratamiento técnico de la documentación. Las áreas
que desempeñen las funciones de las unidades de correspondencia, de las
unidades de documentación en trámite y de los archivos de trámite, serán las
áreas responsables en el manejo de la documentación activa. Las unidades administrativas
responsables de los archivos de concentración serán las áreas especializadas en
el manejo de la documentación semiactiva y las correspondientes a los archivos
históricos serán responsables del manejo y conservación de la documentación con
valor permanente.
Artículo 9. Los Entes Públicos del Distrito
Federal deberán integrar y organizar funcionalmente, con las modalidades que
resulten necesarias y de conformidad con su normatividad interna, un Sistema
Institucional de Archivos que les permita la correcta administración de
documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, atendiendo a lo prescrito
en estos Lineamientos.
Artículo 10. El Sistema Institucional de
Archivos se integrará a partir de la composición funcional siguiente:
I.
Componentes Normativos, y
II.
Componentes Operativos.
Los componentes normativos tendrán a su cargo la regulación
y coordinación de la operación del Sistema.
Los componentes operativos serán los encargados del
funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los
documentos de archivo del Ente Público.
Artículo 11. Los componentes normativos se
integrarán por:
I.
Un Coordinador de Archivos, y
II.
El Comité Técnico Institucional de Administración de
Documentos.
Artículo 12. El Coordinador de Archivos es el
responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos y el Coteciad será
su órgano técnico consultivo.
Artículo 13. El responsable de la Unidad
Coordinadora de Archivos será designado por el servidor público que tenga
facultades legales para ello, quien, en su caso, establecerá su nivel
jerárquico y adscripción administrativa. El responsable deberá contar con
experiencia y conocimientos en archivística y tener aptitudes para la
integración, coordinación, control y evaluación de planes, programas y
proyectos en la materia.
Artículo 14. El Comité Técnico Institucional
de Administración de Documentos es el órgano técnico consultivo, de
instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de
archivos del Ente Público; integrado por aquellas personas que por su
experiencia y función dentro del Ente Público se consideren necesarias para
promover y garantizar el correcto manejo archivístico.
El Coteciad deberá contar, al menos, con las siguientes
figuras:
I.
Una Presidencia;
II.
Una Secretaría Técnica;
III.
Vocales, entre los que deberán participar los responsables
de las distintas Unidades de Archivo del Ente Público, y
IV.
Representantes de la Dirección Jurídica o equivalente y del
Órgano de Control Interno del Ente Público, así como el responsable de la
Oficina de Información Pública.
Artículo 15. Los componentes operativos
deberán atenderse mediante las siguientes figuras funcionales:
I.
Unidades generales del Ente Público, conformadas por:
a.
Unidad Central de Correspondencia o equivalente;
b.
Unidad de Archivo de Concentración o equivalente, y
c. Unidad de Archivo Histórico o equivalente.
II.
Unidades particulares en cada área administrativa:
a.
Unidad de Documentación en Trámite o equivalente, y
b.
Unidad de Archivo de Trámite o equivalente.
Las funciones de estas unidades podrán ser desarrolladas de
manera conjunta, atendiendo a las necesidades de cada una delas áreas
administrativas del Ente Público.
Artículo 16. La Unidad Central de
Correspondencia o equivalente conocida genéricamente como Oficialía de Partes,
será la encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y
despacho de la correspondencia oficial dentro de los Entes Públicos.
Artículo 17. La Unidad de Documentación en
Trámite o equivalente es la responsable de brindar integralmente los servicios
de correspondencia y control de gestión en cada una de las áreas
administrativas.
Artículo 18. La Unidad de Archivo de Trámite o
equivalente es la responsable de la administración de los documentos de archivo
en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones
y funciones de cada área administrativa.
Artículo 19. La Unidad de Archivo de
Concentración o equivalente es la responsable de la administración de
documentos de archivo en la fase semiactiva, cuya frecuencia de consulta ha
disminuido y que permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación
en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal.
Artículo 20. La Unidad de Archivo Histórico o
equivalente es la responsable de organizar, describir, conservar, preservar,
administrar y divulgar la memoria documental institucional.
Artículo 21. Las Unidades que integran el
Sistema interactuarán dentro del ciclo vital de documentos para la correcta
administración de los mismos, estableciendo criterios, procedimientos e
instrumentos de control documental y archivístico homogéneos y estandarizados.
Artículo 22. Los responsables de las unidades
operativas del Sistema serán designados por las personas que tengan facultades
legales para ello, y deberán contar con el perfil, conocimientos y experiencia
en archivística, así como capacitarse continuamente en la materia, de
conformidad con el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico que se
establezca en la materia.
Sección IV
Artículo 23. Son funciones del Coordinador de
Archivos o equivalente, las siguientes:
I.
Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los
planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico;
II.
Establecer las políticas y medidas técnicas para la
regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los
documentos de archivo;
III.
Formular los instrumentos, procesos y métodos de control
archivístico del Ente Público;
IV.
Fungir como Secretario Técnico del Coteciad del Ente
Público;
V.
Promover la operación regular del Coteciad y coadyuvar en la
integración de su Reglamento de Operación y Programa Anual de Trabajo;
VI.
Elaborar y presentar los modelos técnicos o manuales para la
organización y procedimientos de los archivos de trámite, concentración y, en
su caso, histórico del Ente Público, en coordinación con los responsables de
dichas unidades, atendiendo a los presentes Lineamientos;
VII.
Coordinar los trabajos para la elaboración de los
principales instrumentos de control archivístico dentro del Ente Público,
proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema
de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los
inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los
archivos institucionales;
VIII.
Establecer, en coordinación con la instancia responsable de
la función dentro del Ente Público, un amplio programa de capacitación en la
materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del
personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas;
IX.
Coadyuvar con la instancia responsable de la función dentro
del Ente Público, en la elaboración de un programa de necesidades para la
normalización de los recursos materiales que se destinen a los archivos,
propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico, de conservación y
seguridad, e instalaciones apropiadas para los archivos, de conformidad con las
funciones y servicios que éstos brindan, y
X.
Coadyuvar con la instancia responsable de la función, en el
diseño, desarrollo, establecimiento y actualización de la normatividad que sea
aplicable dentro del Ente Público, para la adquisición de tecnologías de la
información para los archivos, así como para la automatización de archivos, la
digitalización o microfilmación de los documentos de archivo o para la gestión,
administración y conservación de los documentos electrónicos.
Artículo 24. Las funciones del Coteciad son:
I.
Constituirse como el órgano técnico consultivo, de
instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia
dentro de los archivos del Ente Público;
II.
Realizar las valoraciones documentales que guardan los
archivos del Ente Público;
III.
Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de
coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación
de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del
Ente Público;
IV.
Participar en los eventos técnicos y académicos que en la
materia se efectúen en el Ente Público, y
V.
Emitir el Reglamento de Operación del Comité y su Programa
Anual de Trabajo, mismo que deberá remitirse al Instituto dentro de los
primeros treinta días del mes de enero del año que corresponda para su
registro.
Artículo 25. Son funciones de la Unidad
Central de Correspondencia o equivalente:
I.
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente en el
desarrollo e implementación formal de los instrumentos de control de la
correspondencia, que resulten necesarios para el manejo de la documentación que
ingrese o egrese del Ente Público en forma centralizada, debiendo observar la
normatividad institucional;
II.
Recibir, registrar, manejar y controlar la correspondencia
que ingrese al Ente Público en forma centralizada, procurando su expedita
distribución a las áreas administrativas que correspondan, y
III.
Manejar, controlar y despachar oportunamente la
documentación que egrese del Ente Público en forma centralizada.
Artículo 26. Son funciones de las Unidades de Documentación en Trámite o equivalente:
I.
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del
Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la
normatividad aplicable a escala institucional y, particularmente, en la que se
instrumente para las unidades de documentación en trámite;
II.
Recibir, registrar y controlar la correspondencia que
ingrese directamente al área administrativa de adscripción y, en su caso, la
que reciba de la Unidad Central de Correspondencia;
III.
Turnar a las áreas tramitadoras la correspondencia que
ingrese al área administrativa, estableciendo en coordinación con la instancia
responsable dentro de ésta, los mecanismos y controles para el seguimiento de
la correspondencia en trámite, de conformidad con lo que al respecto dispongan
las políticas y procedimientos de control de gestión que se establezcan en el
Ente Público, y
IV.
Despachar la correspondencia de su área de adscripción,
llevando los controles y registros de distribución que se establezcan al
efecto.
Artículo 27. Son funciones de la Unidad de Archivo de Trámite o equivalente:
I.
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del
Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la
normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente,
en la que se instrumente para los Archivos de Trámite, y
II.
Integrar o coadyuvar en la integración en las áreas
generadoras, los expedientes asociados a la gestión institucional del Área
Administrativa de adscripción, recibiéndolos de ellas para su clasificación,
ordenación, descripción, resguardo y para facilitar el acceso, valoración y
transferencia de la documentación al Archivo de Concentración del Ente Público.
Artículo 28. Son funciones de la Unidad de Archivo de Concentración o equivalente:
I.
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del
Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la
normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente,
la que correspondan al Archivo de Concentración;
II.
Operar los servicios para la administración y control de los
documentos de archivo en etapa Semiactiva del Ente Público, encargándose de la
coordinación, organización y control de los procesos de transferencias
primarias y la ordenación y ubicación topográfica de los acervos Semiactivos;
III.
Establecer el calendario de caducidades de los documentos de
archivo bajo su resguardo y efectuar los procesos de disposición documental y
el préstamo de expedientes en la etapa Semiactiva, en coordinación con los
Archivos de Trámite del Sistema, y
IV.
Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferencia
secundaria de los documentos de archivo que hayan prescrito en sus valores
primarios, administrativos, legales o fiscales, elaborando las actas
administrativas que correspondan, en coordinación con la Unidad de Archivo
Histórico Institucional.
Artículo 29. Son funciones de la Unidad de Archivo Histórico o equivalente:
I.
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del
Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la
normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente,
la que corresponda al Archivo Histórico del Ente Público;
II.
Recibir y controlar los documentos de archivo que le remita,
mediante el proceso de transferencia secundaria, la Unidad de Archivo de Concentración
del Ente Público y organizar los Fondos, Secciones y Series que constituyan su
acervo, de conformidad con el principio de procedencia y orden original y la
normatividad aplicable en la materia a escala institucional, así como en
concordancia con las mejores prácticas y normas internacionales para la
descripción, normalización del acceso, conservación, preservación y divulgación
social y cultural del archivo histórico del Ente Público;
III.
Elaborar la Guía General de Fondos del Archivo Histórico del
Ente Público y los catálogos, inventarios, índices y controles indispensables
para el manejo de la documentación histórica de la institución, y
IV.
Establecer, en el marco de los programas de desarrollo
archivístico del Ente Público, programas para la difusión del archivo histórico
institucional.
Capítulo Tercero
De los procesos e instrumentos esenciales de control
archivístico
Artículo 30. Los procesos archivísticos son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el Ente Público le da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación definitiva por no contener valores secundarios.
Artículo 31. El Coordinador de Archivos, en
consulta con el Coteciad, emitirá los instrumentos de control para la
regulación de los procesos archivísticos que se llevan a cabo a lo largo del
ciclo vital de los documentos en el Ente Público, e instrumentarlas en
coordinación con las unidades de archivo.
Artículo 32. Los instrumentos de control del
Sistema son aquellos elementos que permiten la revisión técnica y
administrativa de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los
documentos de archivo.
Sección I
De los procesos archivísticos
Artículo 33. Los procesos archivísticos básicos son los siguientes:
I.
Integración de expedientes y series;
II.
Clasificación;
III.
Descripción;
IV.
Valoración;
V.
Disposición;
VI.
Baja o depuración documental, y
VII.
Transferencias primarias y secundarias.
Artículo 34. Los documentos de archivo deben
integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentación compuesta,
constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y
cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o
trámite.
La integración de expedientes deberá hacerse en fólderes,
carpetas o legajos plenamente identificados, preferentemente con carátulas
estandarizadas en todo el Ente Público, con el objeto de homologar su
clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para la
integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar
en ellos, en lo posible, elementos que dañen o lastimen a los documentos que
los constituyen, como clips o grapas.
Artículo 35. Los expedientes que se relacionen
con el ejercicio de una función o atribución genérica, formarán parte de una
Serie Documental, la cual constituye un concepto central en la organización de
Archivos y se instituye como una categoría de agrupamiento e integración
superior de los expedientes individuales.
Los expedientes deberán siempre asociarse a la Serie
Documental o función de la que derive su creación y organizarse de conformidad
con el Sistema de Clasificación que se establezca dentro del Ente Público.
Artículo 36. La Clasificación Archivística es
el proceso mediante el cual se identifica, agrupa, sistematiza y codifican los
expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional.
Todos los expedientes deberán estar correctamente
clasificados mediante la utilización de un código que los identifique
plenamente, el cual deberá contener, sin menoscabo de niveles intermedios que
el Ente Público establezca, al menos los siguientes aspectos:
I.
Código o clave de la Unidad Administrativa o área productora
del expediente;
II.
Código de la serie a la que pertenece el expediente que se
clasifica;
III.
Título del tema, asunto o materia a la que se refiere el
expediente;
IV.
Número consecutivo del expediente dentro de la Serie a la
que pertenece;
V.
Año de apertura y en su caso, cierre del expediente;
VI.
Los datos de valoración y disposición documental que se
asocien al expediente, y
VII.
Los datos asociados a la información de acceso restringido
y, en su caso, apertura pública del expediente, de conformidad con lo que al
respecto prevea la Ley.
Artículo 37. La descripción archivística es el registro sistematizado de la información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido.
La descripción archivística deberá realizarse con base en
las normas institucionales, nacionales o internacionales universalmente
aceptadas que convengan a los Entes Públicos, con el objeto de generar los
instrumentos descriptivos básicos que faciliten el control y acceso a la
información archivística, los cuales, al menos deberán ser los siguientes:
I.
Inventarios,
II.
Catálogos, y
III.
Guías generales de Fondos.
Artículo 38. La valoración documental es el proceso de análisis mediante el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos.
El valor documental es la condición que guardan los
documentos de archivo, la cual les confiere características administrativas,
legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (valores
primarios) o bien, evidenciales, testimoniales e informativos, que determinan
su conservación permanente en un archivo histórico (valores secundarios). La
valoración de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de
los documentos dentro del Sistema, así como determinar su disposición
documental.
Artículo 39. La disposición documental es el
destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del
Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores
primarios, administrativos, legales y fiscales, dando lugar a la selección de
los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja
documental o depuración de los que no tienen valor secundario o histórico.
Con base en los procesos de valoración y disposición documental, que invariablemente deberán efectuarse dentro de los Entes Públicos por grupos de valoración integrados al seno de su Coteciad, con las modalidades que se establezcan en los reglamentos de operación de los Comités respectivos, se integrarán los Catálogos de Disposición Documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el calendario de caducidades, los inventarios de transferencia primaria y secundaria, así como los inventarios de baja o depuración de archivos, con los cuales se procederá a la selección de documentos con valor secundario o histórico o bien a la ejecución de los procesos de baja o depuración documental.
Artículo 40. La baja documental o depuración
es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya
prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales y fiscales, y que
no posea valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o
informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo.
El proceso de baja documental deberá comprender cuando menos
las acciones siguientes:
I.
El Archivo de Concentración del Ente Público deberá preparar
el inventario de la documentación que haya prescrito en sus valores
administrativos, legales y fiscales y que no posea valores secundarios, de
conformidad con lo dispuesto en el Catálogo de Disposición Documental del Ente
Público, para operar la baja o depuración de los expedientes y series sujetos a
este proceso;
II.
Los Entes Públicos deberán solicitar al Coteciad, el
Dictamen de Valoración Documental de aquéllos archivos cuyo valores primarios y
secundarios hayan concluido;
III.
El Coteciad llevará a cabo el proceso de valoración
documental en los términos establecidos en los presentes Lineamientos y con
base en el Dictamen referido en la fracción que precede emitirá, en su caso, la
Declaratoria de Inexistencia de Valores Primarios y Secundarios de los archivos
objeto de depuración;
IV.
Una vez que los Entes Públicos cuenten con la Declaratoria
de Inexistencia de valores Primarios y Secundarios, procederán a solicitar por
escrito al Instituto la autorización para operar la baja definitiva de los
archivos vencidos objeto de depuración, y
V.
Con la Declaratoria de referencia, el Instituto, previa
verificación del caso ante las instancias competentes, emitirá un dictamen de
baja definitiva y notificará dicha circunstancia al titular del Ente Público
para que éste proceda en los términos de las disposiciones relativas a la baja
de dichos documentos.
Artículo 41. Para la emisión del dictamen de baja definitiva los Entes Públicos deberán acompañar a su solicitud la documentación siguiente:
I.
Solicitud de baja definitiva de archivos emitida por el
titular del Ente Público;
II.
Dictamen de Valoración Documental de archivos;
III.
Declaración de Inexistencia de Valores Primarios y
Secundarios, e
IV.
Inventario descriptivo de la documentación objeto de baja en
formato electrónico.
La solicitud de baja definitiva de archivos deberá indicar el Ente Público al que pertenecen; el área o áreas que los generaron y la última que los tuvo en su poder: el período que comprenden; el tipo de información que contienen; el plazo y el procedimiento del que dispone el ciudadano para solicitar su consulta, así como la mención de si se conserva respaldo electrónico para la consulta del mismo.
Una vez que el Instituto emita el dictamen de baja definitiva,
los Entes deberán publicar en la Gaceta Oficial del Distrito Federal y en sus
portales de Internet, la solicitud de baja definitiva referida en el párrafo
anterior y el dictamen emitido por el Instituto, indicando el destino que dará
a los archivos.
Dicha publicación deberá hacerse por lo menos 60 días antes
de la destrucción o enajenación de los archivos.
Los Entes Públicos deberán resguardar el dictamen y los
inventarios correspondientes, a partir de la destrucción o enajenación de los
archivos.
Artículo 42. Los Entes Públicos deberán
proporcionar al Instituto copia de las actas de baja o de enajenación que
emitan en las que deberá constar la fecha, hora y lugar en la que tuvo lugar la
destrucción de los archivos vencidos y, en su caso, los datos de la persona
física o moral con la que procedió la enajenación o destrucción de los
archivos.
Con la información de referencia, el Instituto integrará un
Registro Central de Bajas Documentales autorizadas, mismo que publicará y
mantendrá actualizado en su portal de Internet.
La destrucción de archivos en los que se contenga
información reservada sólo podrá ser autorizada por el Instituto una vez que
hayan transcurrido tres años posteriores a la conclusión del período de
reserva.
Artículo 43. Transferencia primaria es el
proceso de traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración y la
transferencia secundaria alude al traslado controlado y sistemático, con base
en las disposiciones contenidas en el Catálogo de Disposición Documental, de
los expedientes y series del Archivo de Concentración al Archivo histórico,
para su conservación permanente.
Articulo 44. Para efectuar de manera
controlada los procesos archivísticos básicos previamente descritos, el
Coordinador de archivos, en comunicación con el Coteciad, diseñará, implantará
y actualizará periódicamente una serie de instrumentos de control archivístico,
de conformidad con lo establecido en los presentes lineamientos.
Sección II
De los instrumentos de control archivístico
Artículo 45. Los Instrumentos básicos de control archivístico que deberán diseñarse, implantarse y actualizarse dentro del Sistema son los siguientes:
I.
Manuales de Organización y Procedimientos;
II.
Cuadro General de Clasificación Archivística;
III.
Tabla de Determinantes de oficina;
IV.
Catálogo de Series Documentales;
V.
Carátulas estandarizadas de expedientes;
VI.
Catálogo de Disposición documental;
VII.
Calendario de Caducidades;
VIII.
Inventarios;
IX.
Formatos estandarizados para transferencias, y
X.
Guía General de Fondos.
Artículo 46. Los Manuales de Organización y de
Procedimientos son instrumentos en los que debe establecerse la organización
estructural del Sistema Institucional de Archivos y su funcionamiento.
Los Manuales de organización y procedimientos deberán
contemplar al menos el siguiente capitulado:
I.
Presentación del Manual;
II.
Objetivos;
III.
Políticas para la Administración de Documentos de archivo
dentro del Ente Público;
IV.
Organización estructural del Sistema Institucional de Archivos;
V.
Funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos;
VI.
Procedimientos operativos;
VII.
Formatos e instructivos de operación, y
VIII.
Diagramas de flujo.
Artículo 47. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el modelo e instrumento lógico que representa, de forma sistemática, las categorías establecidas como resultado de la clasificación archivística y que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgánicas y las atribuciones y funciones de los Entes Públicos.
Artículo 48. La Tabla de Determinantes de
Oficina es el instrumento auxiliar de la clasificación archivística que permite
identificar plenamente, a través de códigos asignados, a las Áreas
Administrativas de un Ente Público acorde con su organigrama.
Artículo 49. El Catálogo de Series
Documentales es un instrumento auxiliar de la clasificación archivística en el
que, mediante la asignación de un código y la descripción de la tipología
documental asociada a las diversas series documentales, se establece la plena
identificación de éstas en el proceso clasificatorio.
Artículo 50. Las carátulas de los expedientes
deberán registrar la información que permita la plena identificación y
agrupación archivística de los mismos, en concordancia con la codificación que
se les ha asignado.
El formato para la carátula estandarizada de los expedientes
del Ente Público deberá considerar la información siguiente:
I.
Nombre de la unidad administrativa generadora de los
expedientes o Fondo;
II.
Área productora del expediente o sección;
III.
Denominación de la serie documental con la que se asocia el
expediente;
IV.
Título del expediente;
V.
Asunto o materia (breve extracto o descripción del contenido
del expediente);
VI.
Código asignado al expediente, de conformidad con el Cuadro
General de Clasificación Archivística;
VII.
Fecha extrema de apertura y, en su caso, de cierre del
expediente;
VIII.
Número de fojas útiles al cierre del expediente;
IX.
Vigencias documentales o plazos de retención del expediente
en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración del Ente Público, y
X.
Disposición documental al término de sus vigencias.
Además de la información anterior, en la carátula de los expedientes, cuando así corresponda, deberán indicarse los datos que describan, de conformidad con la Ley, si el expediente en su totalidad o en alguna de sus partes, se ha considerado como información de acceso restringido, señalándose además, en su caso, el fundamento jurídico de la reserva, la fecha de clasificación y la fecha o situación de desclasificación o apertura pública del expediente.
Artículo 51. El Catálogo de Disposición
Documental es el instrumento que registra de manera general y sistemática, los
valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia
documental en los archivos de trámite y concentración, así como la
clasificación asignada a la información como pública, reservada o confidencial
y la determinación de su destino final, al término de sus vigencias.
Dicho Catálogo deberá emitirse por el Ente, con
instrucciones para su uso institucional y llenado, y deberá remitirse al
Instituto para su conocimiento.
El formato del Catálogo de Disposición Documental deberá
contener, al menos, los siguientes campos:
I.
Encabezado del Catálogo con el logotipo institucional,
nombre del Ente Público y nombre del instrumento, esto es, “Catálogo de
Disposición Documental”, así como el número total de fojas que lo integran;
II.
Año y, en su caso, clave del formato del Catálogo;
información:
a)
Clave de la serie documental que se relaciona en el
Catálogo;
b)
Denominación de la Serie;
c)
Tipos de documentos de archivo que integran a los
expedientes de la serie;
d)
Valoración de los documentos de archivo: administrativa,
legal y fiscal;
e)
Vigencia o plazos de retención de los expedientes asociados
a cada una de las series que se describen en el Catálogo; vigencia en el
Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración, y
f)
Disposición Documental, destinada a describir el destino
final de los documentos de archivo al término de su vigencia:
1)
Carácter de la información asociada a los expedientes de la
Serie como información pública o de acceso restringido;
2)
Plazo de reserva, en su caso.
Artículo 52. El Calendario de caducidades es
un instrumento auxiliar de la valoración documental en el que se establecerán
los tiempos en que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental,
debe operarse los procesos de transferencia, selección y baja de la
documentación archivística.
Artículo 53. Los Inventarios son instrumentos
de consulta que describen las series y/o expedientes de un archivo, con el
objeto de tener el debido control de los mismos, tanto en los archivos de
trámite, concentración y, en su caso, histórico, así como para la eliminación
de documentación sin valores secundarios.
Los Entes Públicos deberán contar con los inventarios de
descripción básica de los expedientes y series que se encuentren depositados en
los diversos archivos de la institución, en los que deberá registrarse la
información que permita la plena identificación, descripción y localización de
los expedientes y series que se incluyan en los propios inventarios. Los Entes
Públicos deberán contar con al menos los siguientes inventarios:
I.
Inventarios de los Archivos de Trámite;
II.
Inventarios de Transferencia Primaria;
III.
Inventario del Archivo de Concentración;
IV.
Inventarios de Transferencia Secundaria, en su caso;
V.
Inventario de Archivo Histórico, en su caso, y
VI.
Inventario de depuración o baja de expedientes.
Artículo 54. El inventario de los Archivos de Trámite y
Concentración deberá realizarse de conformidad con las disposiciones siguientes:
I. Por Series Documentales, desde la fecha de entrada en vigor de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (9 de mayo de 2003) y años anteriores;
II.
Por expedientes a partir del 10 de mayo de 2003 y en
adelante;
III.
El inventario de Depuración o baja documental deberá
realizarse invariablemente por expedientes y de conformidad con lo dispuesto en
el artículo 54 de Ley, y
IV.
La dictaminación de los procesos de depuración o baja de la
documentación acumulada por los Entes Públicos del Distrito Federal que no
posea valores primarios y secundarios se llevará a cabo conforme a lo dispuesto
en el proceso de baja documental o depuración.
Artículo 55. Los inventarios estandarizados para la ejecución de las transferencias documentales son los instrumentos con los cuales se agilizará el traslado controlado y sistemático de expediente de una unidad de archivo a otro, según sea el caso.
Capítulo Cuarto
Artículo 56. Los Entes Públicos del Distrito Federal,
en el marco de su Sistema, deberán establecer medidas para la administración,
uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos,
garantizando los aspectos siguientes:
I.
La incorporación y uso ordenado de las tecnologías de la información
en la generación de documentos de archivo electrónicos asociados a los procesos
de gestión institucional;
II.
Establecer programas para la gestión de documentos de
archivo electrónicos;
III.
La incorporación de medidas, normas y especificaciones
técnicas nacionales e internacionales, para garantizar la autenticidad,
seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo
electrónicos y su control archivístico;
IV.
Garantizar el uso y conservación de la documentación
electrónica sustantiva como información de largo plazo, y
V.
Propiciar la incorporación de procesos e instrumentos para
la clasificación, descripción, así como para la valoración y disposición de
documentación electrónica.
Artículo 57. Los Entes Públicos deben mantener al personal archivístico capacitado y actualizado permanentemente para la habilitación técnica y la adquisición de competencias laborales, relacionadas con la administración y conservación de los documentos de archivo electrónicos.
Artículo 58. Los Entes Públicos propiciarán, con el
concurso de las instancias competentes en sus respectivas instituciones y en el
marco de su Sistema, el desarrollo ordenado del programa para la automatización
de archivos, la digitalización de imágenes y el programa de microfilmación,
auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicación y adquisición
de tecnologías incorporadas para la administración de documentos de archivo, la
gestión y la conservación de archivos, en los diversos soportes documentales.
Capítulo Quinto
Artículo 59. Los documentos de archivo que contengan
información de acceso restringido por los Entes Públicos del Distrito Federal
deberán identificarse y organizarse de conformidad con lo establecido en los
presentes Lineamientos en materia de integración y clasificación archivística,
por lo que para su correcta administración y control, se aplicarán las
disposiciones técnicas siguientes:
I.
Todos los documentos de archivo en cualquiera de sus
soportes, deberán estar plenamente identificados, agrupados y sistematizados;
es decir, se les asignará una carátula y un código clasificatorio, con base en
el Cuadro General de Clasificación Archivística;
II.
Los documentos de archivo de acceso restringido se sujetarán
a lo establecido en materia de valoración documental para todas las series
documentales a las que pertenezcan, registrándose en el Catálogo de Disposición
Documental el plazo de reserva que corresponda a las series de acceso
restringido;
III.
Si dentro de una serie documental se ha restringido el
acceso a un solo expediente o a un grupo de expedientes, éstos deberán
registrarse en un inventario especial dentro de cada área administrativa en el
que se señalen los datos de identificación siguientes:
a.
Nombre del área productora o usuaria de los expedientes de
acceso restringido;
b.
Título del expediente;
c.
Serie documental a la que pertenece;
d.
Año del expediente y en su caso fecha de cierre del mismo;
e.
Plazo de reserva del expediente;
f.
Justificación jurídica de la reserva;
g.
Fecha de apertura pública del expediente, y
h.
Responsable de la custodia de los expedientes de acceso
restringido;
IV.
Una vez concluidos los plazos de reserva y de vigencia
archivística, todos los expedientes que contengan información de acceso
restringido, en su modalidad de reservada, de conformidad con el Catálogo de
Disposición Documental del Ente Público, se considerarán como información de
valor permanente, transfiriéndose al Archivo Histórico institucional para su
conservación;
V.
Sólo podrá restringirse el acceso público a los expedientes
y series del Ente Público cuando contengan información de acceso restringido,
en términos de la Ley, y
VI.
Los documentos de archivo que hayan sido caracterizados como
de acceso restringido por contener este tipo de información en sus modalidades
de información reservada y confidencial se sujetarán a lo dispuesto en la
materia dentro de la Ley.
De los recursos operativos de los archivos
Artículo 60. El Ente Público, conforme a su
disponibilidad presupuestal y normatividad aplicable, en el marco del Sistema
establecerá medidas para la profesionalización, el crecimiento institucional y
la capacitación permanente del personal dedicado a la función de archivos.
Artículo 61. El personal que en el Ente Público efectúe
actividades archivísticas deberá cubrir el perfil requerido para su desempeño.
Artículo 62. Los Entes Públicos con la participación de
las instancias competentes en la materia y dentro del Sistema, propiciarán, en
un marco de racionalidad y austeridad presupuestal, el establecimiento de
proyectos ordenados para la adquisición de los recursos, locales, mobiliario y
equipo técnico y de seguridad para la conservación preventiva y, en su caso,
correctiva, y la preservación de los documentos y archivos.
Capítulo Séptimo
Del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico
Artículo 63. Los Entes Públicos del Distrito Federal deberán integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto por los artículos 60 y 62 de los presentes Lineamientos.
Artículo 64. El Programa Institucional de Desarrollo
Archivístico deberá incluir, entre otros aspectos, los siguientes:
I.
Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de
normatividad técnica;
II.
Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del
personal archivístico;
III.
Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones
presupuestales de cada Ente Público, de los recursos materiales de mayor
urgencia que requieran los archivos de la institución;
IV.
El desarrollo de estudios e investigaciones para la
incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los
archivos;
V.
Acciones de difusión y divulgación archivística y para el
fomento de una nueva cultura institucional en la materia;
VI.
Proyectos para la conservación y preservación de la
información archivística;
VII.
Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar
situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes, y
VIII.
Proyectos de difusión de los archivos de trámite,
concentración e histórico.
Artículo 65. Para la ejecución, control y evaluación del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, los Entes Públicos establecerán las medidas que se estimen necesarias, siendo obligatorio, en el marco de las acciones de transparencia y rendición de cuentas, publicar el citado Programa y el Informe Anual de su cumplimiento en los portales de Internet de cada Ente Público.
El calendario e informes de avance anual deberán remitirse
al Instituto, a más tardar, el 31 de enero de cada año en formato impreso y
electrónico para su registro.
Capítulo Octavo
De los mecanismos de coordinación archivística
Artículo 66. El Instituto, en coordinación con los Entes Públicos del Distrito Federal, establecerá mecanismos de coordinación y cooperación interinstitucional para la convergencia de esfuerzos, el desarrollo de actividades conjuntas, tanto de carácter técnico como para la difusión de la importancia de los archivos en el marco de la transparencia gubernamental y la rendición de cuentas, y para el reconocimiento institucional y social de la actividad archivística.
Artículo 67. El Instituto, con la participación de los
Entes Públicos propiciará la capacitación del personal archivístico, la
organización de eventos académicos que vinculen a la comunidad archivística del
Distrito Federal y la cooperación con organismos tanto nacionales como
internacionales para el fomento de una nueva cultura institucional y social de
los archivos.
Artículo 68. El Instituto establecerá y
publicará en su sitio Web un Registro Central de Documentación Archivística que
contendrá toda la información relativa a los procesos e instrumentos de control
archivístico y programas interinstitucionales de archivos de los Entes
Públicos, a fin de evaluar su desarrollo, así como la ejecución de los
programas de trabajo y para el control y dictamen de los procesos de
eliminación y selección de archivos.
La documentación que contendrá el Registro será la siguiente:
I.
Normatividad oficial de los Entes Públicos en materia de
archivos;
II.
Programa Institucional de Desarrollo Archivístico;
III.
Informes de evaluación del desarrollo archivístico en los
Entes Públicos;
IV.
Solicitudes de dictamen, relaciones de inventarios y autorizaciones
de baja documental;
V.
Solicitudes de dictamen, relaciones de inventarios y control
de archivos seleccionados como documentación histórica, y
VI.
Directorios actualizados de los responsables de Archivos de
los Entes Públicos del Distrito Federal.
Primero. Los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día
siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal
Segundo. Los Entes Públicos, con independencia de que cuenten
con normatividad archivística aplicable al Ente, especialmente en materia de
clasificación archivística o valoración documental, deberán elaborar los
manuales de operación referidos en términos de los presentes lineamientos,
dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigor de este instrumento
normativo.
En tanto, podrán seguir rigiéndose por su normatividad en
todo aquello que no contravenga a lo dispuesto por los presentes Lineamientos.
Tercero. El programa de desarrollo archivístico de los Entes
Públicos correspondiente al año 2008, deberá contemplar, además de lo dispuesto
en el artículo 63 de los presentes Lineamientos, el diseño y ejecución de los
siguientes proyectos de trabajo:
a.
Programa anual de capacitación archivística del Ente
Público;
b.
Desarrollo del Manual para la organización y funcionamiento
del Sistema Institucional de Archivos del Ente Público;
c.
Instalación de su Comité Institucional de Administración de
Documentos y la formulación de su Reglamento de operación y programa de trabajo
específico;
d.
Desarrollo del cuadro de Clasificación Archivística del Ente
Público
e.
Desarrollo del Catálogo de Disposición Documental de la
institución;
f.
Inventarios de Archivo de Trámite y concentración del Ente
Público;
g.
Directorio de responsables de los Archivos del Ente Publico,
y
h.
Cronograma de las actividades asociadas a los proyectos de
trabajo.
Cuarto. El Sistema de Clasificación entrará en vigor a
partir de su creación y formalización institucional dentro del Ente Público.
Por ningún motivo deberá reclasificarse la información
anterior a la emisión formal del Programa de Clasificación Archivística, ésta
deberá conservarse en los términos en los que se organizó, respetando el
principio de procedencia y orden original de la documentación.
Quinto. La fecha límite para que los Entes Públicos
presenten sus programas de desarrollo archivístico a partir de 2008, será el
último día hábil del mes de enero de cada año. Asimismo, se deberán remitir al
Instituto, en la misma fecha, para su validación y registro.