PUBLICADO EN LA GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL EL 25
DE AGOSTO DE 2009
LINEAMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL Y EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA EN LA SECRETARÍA
DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL
MARCOS M. HERRERÍA
ALAMINA, Director General de Administración y Presidente del Comité Técnico
Interno de Administración de Documentos en la Secretaría de Finanzas del
Distrito Federal, con fundamento en los Artículos 7, 15, 20 Fracciones II, III
y VI y 21 Fracciones I y III de la Ley de Archivos del Distrito Federal, con el
objeto de garantizar la correcta organización y conservación documental en la
Secretaría de Finanzas, tengo a bien emitir los siguientes:
LINEAMIENTOS PARA LA
APLICACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA EN LA SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL
ÍNDICE
1. CONSIDERANDO
2. DISPOSICIONES
GENERALES
3. GLOSARIO DE
TÉRMINOS
4. NORMAS Y POLÍTICAS
4.1 DE LA CONFORMACIÓN
DE EXPEDIENTES
4.2 DE LAS SERIES
DOCUMENTALES
4.3 DE LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES A LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
4.4 DEL PRÉSTAMO DE
EXPEDIENTES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
5. TRANSITORIOS
1. CONSIDERANDO
1.1 Que con fecha 8 de
octubre de 2008 fue publicada la Ley de Archivos del Distrito Federal;
1.2 Que en su Artículo
1, la Ley de Archivos del Distrito Federal señala que las disposiciones
contenidas en la citada Ley “…son de orden público e interés general y tienen
por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de
documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito
Federal…”;
1.3 Que en su Artículo
3, numeral IX, la Ley de Archivos del Distrito Federal establece que son entes
públicos obligados al cumplimiento de la referida Ley “Las Dependencias,
Órganos Desconcentrados, Órganos Político Administrativos y Entidades de la
Administración Pública del Distrito Federal”;
1.4 Que en su Artículo
7, la Ley de Archivos del Distrito Federal determina que “Los documentos
integrantes del patrimonio documental se conservarán debidamente organizados y
descritos, estando a disposición de los entes públicos encargados de la
aplicación de la presente ley y de cualquier persona que lo solicite, en las
oficinas que los hayan originado o reunido, o en el archivo que corresponda”;
1.5 Que en su Artículo
15, la Ley de Archivos del Distrito Federal señala que “Dentro de cada ente
público del Distrito Federal la Unidad Coordinadora de Archivos será la
responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos para su
funcionamiento estandarizado y homogéneo, y el COTECIAD será su órgano técnico
consultivo”;
1.6 Que en su Artículo
20, la Ley de Archivos del Distrito Federal establece como funciones de la
Unidad Coordinadora de Archivos, entre otras, las siguientes:
II. Establecer las
políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos
durante el ciclo vital de los documentos de archivo;
III. Formular los
instrumentos, procesos y métodos de control archivístico del ente público;
VI. Coordinar los
trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control
archivístico dentro del ente público,
proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del
Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y
los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los
archivos institucionales”;
1.7 Que en su Artículo
21, la Ley de Archivos del Distrito Federal establece como funciones del
COTECIAD, entre otras, las siguientes:
I. Constituirse como
el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la
normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
III. Propiciar el
desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación
entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas
para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
1.8 Que en la Primera
Sesión Ordinaria 2009 del Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos en la Secretaría de Finanzas, celebrada el 22 de enero del presente
año, se determinó nombrar al Director de Recursos Materiales de la Dirección
General de Administración como titular de la Unidad Coordinadora de Archivos;
1.9 Que la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del
Distrito Federal, mediante oficio No. OM/DGRMSG/0607/2009, de fecha 24 de
febrero del presente informó al Director de Recursos Materiales de la
Secretaría de Finanzas que quedaron registrados el Cuadro General de
Clasificación Archivística: CGCA-SEFI-09 y el Catálogo de Disposición
Documental: CDD-SEFI-09, lo anterior con base a la Circular Uno 2007
“Administración de Recursos”, en su Numeral 7.3.13 Fracción VI y la Ley de
Archivos en su Artículo 35, Fracciones I y VIII;
1.10 Que en la Séptima
Sesión Ordinaria 2009 del Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos en la Secretaría de Finanzas, celebrada el 30 de julio del presente
año, fueron aprobados los presentes Lineamientos.
2. DISPOSICIONES
GENERALES
2.1 Los presentes
lineamientos serán de observancia obligatoria para todas las Unidades
Administrativas de la Secretaría de Finanzas a partir de Jefaturas de Unidad
Departamental.
2.2 El Cuadro General
de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental se
actualizarán de manera anual dentro de los primeros cuarenta días hábiles del
año correspondiente.
2.3 Las Series o
Subseries Documentales que tendrán vigencia y valor archivístico al interior de
la Secretaría de Finanzas, serán aquellas que se encuentren contenidas en su
Cuadro General de Clasificación Archivística y en su Catálogo de Disposición
Documental.
2.4 El Catálogo de
Disposición Documental de la Secretaría de Finanzas normará los criterios para
organizar la documentación al interior de cada Unidad Administrativa, los
periodos de conservación en cada uno de los archivos (Trámite, Concentración e
Histórico) y su destino final (baja íntegra, baja parcial o conservación
permanente)
2.5 La documentación
que, en el ejercicio de sus funciones, sea generada o recibida por las Unidades
Administrativas de la Secretaría de Finanzas será organizada y expedientada por
Serie Documental.
2.6 Los expedientes
que componen las Series Documentales de cada Unidad Administrativa estarán
conformados únicamente por aquellos documentos originales que se encuentren
referidos en el apartado “Tipología Documental” del Catálogo de Disposición
Documental.
2.7 Las Unidades
Administrativas serán responsables de organizar y expedientar su documentación
para conservarla adecuadamente en su Archivo de Trámite (archivo de oficina) el
tiempo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
2.8 Para su
transferencia a los Archivos de Concentración de la Secretaría de Finanzas
adscritos a la Dirección de Recursos materiales de la Dirección General de
Administración (Archivo Catastral, Archivo de Cuenta Comprobada o Archivo
General Administrativo), las Unidades Administrativas realizarán el Inventario
de Transferencia Primaria en los formatos establecidos para tal efecto por la
Dirección de Recursos Materiales.
2.9 La Dirección de
Recursos Materiales, a través de la Unidad Departamental de Archivo y Oficialía
de Partes, será la responsable de verificar que la documentación se encuentre
correctamente expedientada e inventariada.
2.10 No será
considerada documentación de archivo aquella que se encuentra referida en la
Circular Uno 2007 de la Oficialía Mayor, Numerales 7.6.3, 7.6.4 y 7.6.5: notas
y tarjetas informativas (7.6.3), fotocopias de documentos y expedientes
multiplicados para controles internos (7.3.4) y síntesis informativas,
revistas, diarios y otros materiales documentales similares (7.3.5), razón por
la cual no deberán ser enviadas al archivo de concentración.
2.11 La documentación
no considerada de archivo permanecerá en el Archivo de Trámite de las Unidades
Administrativas el tiempo que éstas estimen conveniente para facilitar la
gestión administrativa. Una vez concluida su utilidad, se solicitará a la
Dirección de Recursos Materiales realizar la gestión correspondiente ante la
Oficialía Mayor del Distrito Federal para su enajenación como papel proveniente
de imprenta.
3. GLOSARIO DE
TÉRMINOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:
Archivo conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego
de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite
a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de
conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta
unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores
primarios aún no prescriben.
ARCHIVO HISTÓRICO:
Archivo conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la
Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo
Vital a la Unidad de Archivo Histórico del ente público o en su caso, al
Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico
del Distrito Federal.
ARCHIVO DE TRÁMITE:
Archivo conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los
documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición
Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para
cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la
Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL: Registro general y sistemático elaborado por la Unidad Coordinadora
de Archivos y aprobado por el COTECIAD de cada ente público, en el que se
establece en concordancia con el Cuadro General de Clasificación Archivística,
los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental,
la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea
reservada o confidencial y su destino.
COMITÉ TÉCNICO INTERNO
DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el órgano técnico consultivo de
instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de
archivos del ente público, integrado por los titulares de los archivos de
trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su
experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para
promover y garantizar la correcta administración de documentos y para la
gestión de los archivos de cada institución.
CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que describe la estructura
jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de
diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que
conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se
reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y
unidad documental.
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Es toda información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y
conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus
competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un
contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de
eventos y procesos.
EXPEDIENTE: Conjunto
de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un
mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie
Documental. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA: Instrumento de consulta y
control que describen las series y expedientes de un archivo, que permiten su
localización, disposición documental y transferencia de la Unidad de Archivo de
Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración.
LEY: Ley de Archivos
del Distrito Federal.
SERIE DOCUMENTAL:
Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del desempeño de una misma
función o atribución (una función institucional puede dar lugar a la creación
de varias series o subseries, éstas constituyen categorías subordinadas a la
serie de la que forman parte, pero se singularizan para dar cuanta de
atribuciones específicas dentro de una función mayor)
TRANSFERENCIA
PRIMARIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica
de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración.
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de documentos de la
Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su
conservación permanente.
UNIDAD COORDINADORA DE
ARCHIVOS: Será la responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos
para su funcionamiento estandarizado y homogéneo, y el COTECIAD será su órgano
técnico consultivo.
VALORES PRIMARIOS: Son
los valores intrínsecos que contienen los documentos en su primera edad, o de
gestión los cuales son: administrativo, legal y fiscal.
VALORES SECUNDARIOS:
Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su segunda edad y
son: informativos, testimoniales y evidenciales.
4. NORMAS Y POLÍTICAS
4.1 DE LA CONFORMACIÓN
DE LOS EXPEDIENTES
a) En virtud de que
cada Unidad Administrativa, en el ejercicio de sus funciones sustantivas
acumula y resguarda documentos con carácter testimonial y probatorio de sus
actividades y que la Ley establece que se deberán garantizar los Principios de
Procedencia y Orden Original, dichos documentos deberán organizarse en
Expedientes.
b) Los Expedientes
estarán conformados exclusivamente por aquellos documentos originales que se
encuentran señalados en el Catálogo de Disposición Documental, en su apartado
“Tipología Documental”.
c) Para el caso de
aquellos Expedientes que se conformen con documentos de diversas fechas, estos
deberán organizarse de manera cronológica, de tal forma que el documento más
reciente quede al frente del expediente y el más antiguo al final.
d) Una vez que el
Expediente se encuentre completo, la Unidad Administrativa procederá a foliarlo
en todas sus hojas y a rotularlo para salvaguardar los Principios de
Procedencia y Orden Original señalados en la Ley.
e) Los Expedientes
serán rotulados utilizando el “Formato de Identificación de Expedientes”
elaborado por la Unidad Departamental de Archivo y Oficialía de Partes (UDAOP)
de la Dirección de Recursos Materiales que se ejemplifica:
f) Los expedientes
generados por cada Unidad Administrativa serán agrupados por Serie Documental y
se conservarán en su Archivo de Trámite o Archivo de Oficina, el tiempo
establecido en el Catálogo de Disposición Documental en el apartado
“Vigencias”.
4.2 DE LAS SERIES
DOCUMENTALES
a) El conjunto de
Expedientes generados por una Unidad Administrativa a partir del desempeño de
una misma función o atribución será denominado Serie Documental.
b) Cada Unidad
Administrativa podrá generar tantas Series Documentales como funciones
sustantivas realice.
c) Las Series
Documentales vigentes para la Secretaría de Finanzas serán aquellas que se
encuentran establecidas en su Cuadro General de Clasificación Archivística y en
su Catálogo de Disposición Documental, en el apartado “Nombre de la Serie”.
d) Para el caso
específico de Series Documentales en las que, por las características propias
de la información contenida en los expedientes, sea necesario establecer una
subdivisión, se generarán Subseries Documentales, mismas que se encuentran
referidas en el Catálogo de Disposición Documental en el apartado “Nombre de la
Subserie”.
e) Las Series o
Subseries Documentales serán identificadas por el código alfanumérico aprobado
por la Oficialía Mayor de Gobierno del Distrito Federal. Dicho código se
encuentra referido en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el
Catálogo de Disposición Documental.
4.3 DE LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES A LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
a) El envío
sistemático de expedientes del Archivo de Trámite u Oficina al Archivo de
Concentración será denominado Transferencia Primaria.
b) Los Expedientes que
conforman una Serie o Subserie Documental sólo podrán ser transferidos a los
Archivos de Concentración una vez que haya concluido su periodo de conservación
en el Archivo de Trámite o Archivo de Oficina de la Unidad Administrativa
correspondiente, apegándose a los periodos de establecidos en el rubro
“Vigencia” del Catálogo de Disposición Documental.
c) La Vigencia de los
Expedientes, entendida como el periodo de conservación dentro de cada uno de
los Archivos de la Secretaría (Archivos de Trámite u Oficina, Archivos de
Concentración y Archivo Histórico) estará determinada por sus Fechas Extremas;
es decir, por la fecha del primer y último documento que conforma el
expediente, atendiendo al criterio que se ejemplifica a continuación:
Si se trata de un
expediente cuyas fechas extremas son 23 de mayo de 2007 - 3 de enero de 2007 y
los periodos de vigencia son de 1 año en el Archivo de Trámite u Oficina y 5
años en el Archivo de Concentración, el Archivo de Trámite lo conservaría
durante el ejercicio 2007 más un año, pudiendo ser enviado al Archivo de
Concentración a partir del 1° de enero de 2009, donde se conservaría
precautoriamente hasta concluir el ejercicio 2013.
d) Para que
las Unidades Administrativas realicen
la transferencia de sus expedientes
hacia el Archivo
de Concentración, deberán contar con el Inventario de Transferencia
Primaria con el formato que se ejemplifica:
e) El Inventario de
Transferencia Primaria será el instrumento de control archivístico obligatorio
para que las Unidades Administrativas lleven el registro de los expedientes que
conforman cada una de las Series o Subseries Documentales que producen y
resguardan.
f) Por ningún motivo
se utilizará un mismo formato de Inventario de Transferencia Primaria para
registrar expedientes de diversas Series o Subseries Documentales, razón por la
cual cada Serie o Subserie tendrá su propio Inventario, garantizándose así el
principio de Procedencia y Orden Original de los Expedientes, establecido en la
Ley.
g) Una vez concluida
la vigencia de conservación de los expedientes en el Archivo de Trámite u
Oficina, la Unidad Administrativa notificará a su Enlace Administrativo que se
encuentra en condiciones de realizar la transferencia documental al Archivo de
Concentración.
h) El Enlace
Administrativo verificará que el Inventario de Transferencia Primaria se
encuentre debidamente conformado y que los expedientes ahí señalados cumplan
con lo especificado en el numeral 4.1 de los presentes lineamientos, asimismo,
verificará que la documentación se encuentre contenida en cajas modelo AM 70 y
que las cajas se encuentren debidamente identificadas con la “Etiqueta para
Cajas de Archivo” que se ejemplifica:
i) Si el Enlace
Administrativo considera que se cumplen los requisitos para llevar a cabo la
Transferencia Primaria, solicitará a la Dirección de Recursos Materiales su
opinión favorable para continuar el procedimiento.
j) La Dirección de
Recursos Materiales, por conducto de la Unidad Departamental de Archivo y
Oficialía de Partes (UDAOP) acudirá a las instalaciones de la Unidad
Administrativa para realizará una verificación de los expedientes, los
inventarios y las cajas. Si se cumple con lo establecido en los presentes
Lineamientos, la UDAOP asignará el Folio de Transferencia que identificará al
bloque documental que será resguardado en el Archivo de Concentración.
k) Una vez asignado el
Folio de Transferencia por parte de la UDAOP, el Enlace Administrativo
solicitará a la Dirección de Recursos Materiales el retiro de las cajas que
contienen los expedientes y turnará dos tantos originales del Inventario de
Transferencia Primaria debidamente firmados por los funcionarios públicos que
elaboraron el inventario, autorizaron y dieron su visto bueno. Adicionalmente
remitirá a la UDAOP, vía e mail, el archivo electrónico que contiene el
Inventario de Transferencia Primaria.
l) La UDAOP acudirá a
retirar las cajas que contienen los expedientes y procederá a resguardarlas en
el Archivo de Concentración el tiempo señalado en el Catálogo de Disposición
Documental.
m) Una vez
resguardadas las cajas el Archivo de Concentración, la UDAOP remitirá al Enlace
Administrativo un tanto original del Inventario de Transferencia Primaria
debidamente sellado, haciendo las veces de acuse de recibo.
4.4 DEL PRÉSTAMO DE
EXPEDIENTES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
a) En cumplimiento a
lo establecido en el numeral 7.8.4 la Circula Uno 2007 de la Oficialía Mayor
del Distrito Federal, todas las Series Documentales y Expedientes que hayan
sido transferidos al Archivo de Concentración estarán a disposición de la
Unidad Administrativa que los haya generado o de la autoridad competente en el
ejercicio de sus atribuciones legales.
b) Para requerir un
expediente resguardado en el Archivo de Concentración, la Unidad Administrativa
deberá solicitarlo mediante oficio a la Unidad Departamental de Archivo y
Oficialía de Partes (UDAOP)
c) En el oficio de
petición se deberá indicar, invariablemente, el Folio de Transferencia con el
que fue turnada la Serie Documental al Archivo de Concentración, el número de
caja en la que se encuentra contenido el expediente, su nombre, número
consecutivo y, en su caso, cantidad de legajos que lo conforman.
d) La UDAOP procederá
a localizarlo y turnarlo, mediante oficio, a la Unidad Administrativa que lo
haya requerido.
e) El plazo máximo que
la Unidad Administrativa podrá conservarlo para consulta será de 30 días
hábiles, pudiendo ser prorrogado a solicitud expresa y debidamente justificada
de la Unidad Administrativa.
f) Una vez concluido
el periodo de consulta, la Unidad Administrativa, mediante oficio, reintegrará
el expediente a la UDAOP. El oficio de devolución deberá hacer referencia a los
datos con los que fue solicitado.
g) La UDAOP verificará
el estado físico del expediente y procederá a reintegrarlo a su guarda
original.
5. TRANSITORIOS
Único.- Los presentes
Lineamientos entrarán en vigor a partir del día siguiente a su publicación en
la Gaceta Oficial del
Distrito Federal.
