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Miércoles, 22 de mayo de 2019
Artículo 14, fracción II. - Atribuciones y responsabilidades

Atribuciones, Perfil de Puesto y Curriculum

Nivel 285
Cargo y Puesto J.U.D. DE COORDINACION DE ARCHIVOS
Titular LIC. MARÍA ELENA CARMONA FRAGOSO
Unidad Administrativa de Adscripción DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS Y RESPONSABILIDADES
Tipo de Trabajador
(Estructura, Confianza, Eventual, Otro)
Estructura
Fecha de alta en el cargo 01/01/2019
Dirección AV. TLAXCOAQUE, NÚMERO 8, PISO 1,
COL. CENTRO,
DELEGACION CUAUHTEMOC,
C.P. 06090,
CIUDAD DE MEXICO
Mapa de ubicación de la oficina
Teléfono 5627 9700 EXT. 52030
Correo electrónico mcarmonaf@contraloriadf.gob.mx
Foto empleado

Atribuciones y responsabilidades

El Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal establece las siguientes atribuciones:

Artículo 119 A.- Las atribuciones generales que por virtud de este Reglamento se establecen, se realizarán sin perjuicio de aquellas que les confieran otras disposiciones jurídicas y administrativas.

Artículo 119 D.- A los titulares de las Jefaturas de Unidad Departamental de toda unidad administrativa corresponde:

I.- Acordar, según corresponda, con el Subdirector de Área o su superior jerárquico inmediato, el trámite y resolución de los asuntos de su competencia;
II.- Participar con el Subdirector de Área que corresponda o su superior jerárquico en el control, planeación y evaluación de las funciones de la unidad de Apoyo Técnico-Operativo a su cargo;
III.- Dirigir, controlar y supervisar al personal de la Unidad Administrativa de Apoyo Técnico-Operativo a su cargo, conforme a los lineamientos que establezca el superior jerárquico;
IV.- Decidir sobre la distribución de las cargas de trabajo del personal a su cargo, para su mejor desempeño, conforme a los lineamientos que establezca el superior jerárquico;
V.- Llevar el control y gestión de los asuntos que les sean asignados conforme al ámbito de atribuciones;
VI.- Preparar y revisar, en su caso, la documentación que deba suscribir el superior jerárquico;
VII.- Informar sobre el desarrollo de las labores del personal a su cargo en los términos que les solicite su superior jerárquico;
VIII.- Llevar a cabo con el personal a su cargo, las labores encomendadas a su unidad conforme a los planes y programas que establezca el titular de la Unidad Administrativa correspondiente;
IX.- Acudir en acuerdo ordinario con el Subdirector de Área y en caso de ser requeridos, con el titular de la Dirección de Área, de la Unidad Administrativa o titular de la Dependencia que corresponda;
X.- Formular dictámenes, opiniones e informes que les sean solicitados por sus superiores jerárquicos;
XI.- Acordar, ejecutar y controlar los asuntos relativos al personal a ellos adscrito, de conformidad con lo que señalen las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables;
XII.- Participar en la coordinación y vigilancia de las prestaciones de carácter social y cultural, así como las actividades de capacitación del personal, de acuerdo a las normas y principios establecidos por la autoridad competente;
XIII.- Proponer programas de excelencia y calidad, tendientes a incrementar la productividad y a mejorar la calidad de vida en el trabajo en su unidad;
XIV.- Formular proyectos de planes y programas de trabajo de su unidad, considerando las necesidades y expectativas de los ciudadanos y la mejora de los sistemas de atención al público;
XV.- Tener trato con el público, exclusivamente, cuando por las funciones de su unidad deban hacerlo;
XVI.- Ejercer sus atribuciones coordinadamente con las demás Unidades Administrativas de Apoyo Técnico-Operativo para el mejor despacho de los asuntos de su competencia, y
XVII.- Las demás atribuciones que les sean conferidas por sus superiores jerárquicos y que correspondan a la jefatura de unidad departamental, a su cargo.

Perfil de puesto

Misión Coordinar y controlar el desarrollo de las actividades relacionadas con el proceso archivístico del acervo documental de la Contraloría General del Distrito Federal.
Objetivos y Funciones Objetivo 1: Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico permanentemente

Funciones vinculadas al Objetivo 1:

• Establecer las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo.

• Formular los instrumentos, procesos y métodos de control archivístico de la Contraloría General.

• Elaborar y presentar los modelos técnicos o Manuales para la organización y procedimientos de los archivos de trámite y concentración de la Contraloría General, en coordinación con los responsables de dichas unidades.

• Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico dentro del ente público, proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los archivos institucionales.

• Establecer un amplio programa de capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas.

• Elaborar un programa de necesidades para la normalización de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico, de conservación y seguridad, e instalaciones apropiadas para los archivos, de conformidad con las funciones y servicios que éstos brindan;

• Coadyuvar con la instancia responsable de la función, en el diseño, desarrollo, establecimiento y actualización de la normatividad que sea aplicable dentro de la Contraloría General, para la adquisición de tecnologías de la información para los archivos, así como para la automatización de archivos, la digitalización o microfilmación de los documentos de archivo o para la gestión, administración y conservación de los documentos electrónicos;

Objetivo 2: Fungir como Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) de la Contraloría General para apoyar en la planeación, desarrollo y seguimiento de las sesiones del Comité.

Funciones del Objetivo 2:

• Promover la operación regular de este órgano y coadyuvar en la integración de su Manual de operación y programa anual de trabajo

• Preparar el orden del día de las sesiones y elaborar las respectivas convocatorias, conjuntamente con el Secretario Ejecutivo y someterlas al Presidente del COTECIAD para su aprobación.

• Remitir, en tiempo y forma, a los integrantes del COTECIAD la convocatoria, el orden del día y la carpeta de asuntos a tratar.

• Recibir y revisar las propuestas de asuntos para su integración en el orden del día de la sesión correspondiente.

• Programar y proveer la logística de las reuniones del COTECIAD.

• Auxiliar al Presidente y al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades.

• Recabar las firmas en la lista de asistencia a fin de que el Presidente pueda emitir la declaratoria de quórum.

• Recabar en el acta de cada sesión las firmas de los participantes.

• Vigilar para que la documentación que se genere de las sesiones del COTECIAD y de las comisiones y grupos de trabajo, se resguarde, ordene, relacione y la tenga a disposición de los miembros del Comité y de otras instancias facultadas para ello, cuando así lo requieran; y la conserve por el tiempo establecido para tal efecto.

• Apoyar en el seguimiento de los acuerdos del COTECIAD.

• Apoyar las comisiones o grupos de trabajo que establezca el propio COTECIAD.

• Mantener actualizado, mediante la Oficina de Información Pública, el Portal de Transparencia de la Contraloría General en lo que respecta a archivos y a este Comité.

Objetivo 3: Fungir, de manera conjunta con la Dirección General de Administración, como responsable del Archivo de Concentración para la guarda, custodia y conservación de documentos de archivo en la fase semi-activa del ciclo vital de los documentos, cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legar y fiscal.

Funciones del Objetivo 3

• Coordinar el procedimiento de transferencia primaria conforme al Manual Específico de Operación Archivística y al Catálogo de Disposición Documental vigentes para la Contraloría General, a fin de organizar el traslado controlado y sistemático de los expedientes que han dejado de tener vigencia dentro del Archivo de Trámite, así como garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los expedientes transferidos.

• Garantizar el adecuado control de préstamo de expedientes que están bajo resguardo del Archivo de Concentración.

• Coordinar el procedimiento de baja documental conforme al Manual Específico de Operación Archivística y al Catálogo de Disposición Documental vigentes para la Contraloría General, a fin de proceder con la eliminación razonada y sistemática de la documentación que ha perdido sus valores primarios al concluir sus vigencias correspondientes, y que no posee valores secundarios o históricos, evidénciales, testimoniales o informativos.

• Garantizar que las instalaciones del Archivo de Concentración cuenten con las medidas adecuadas de vigilancia, seguridad y protección civil.
Escolaridad requerida LICENCIATURA O EQUIVALENTE
Área de conocimiento requerida ARCHIVONOMIA, ADMINISTRACIÓN, HISTORIA
Experiencia laboral requerida Número total de años de experiencia 1
Área de experiencia ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

 

 

Currículum


Experiencia Laboral Del 16/08/2017 al 31/12/2018
Contraloría General de la Ciudad de México
Contralor Interno
Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico permanentemente
Fungir como Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) de la Contraloría General
Coordinar el procedimiento de transferencia primaria, préstamo de expedientes y baja documental.

Del 16/07/2016 al 15/08/2017
SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL Y SECRETARÍA DE SALUD DE LA CIUDAD DE MÉXICO
RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS.
Coadyuvar en la verificación de la correcta integración y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos. Auxiliar en el cumplimiento de la normtividad en materia de Archivos.
• Elaborar, actualizar y difundir los instrumentos de descripción y control archivísticos necesarios para el adecuado funcionamiento de las Unidades de Archivo.
• Presentar para su aprobación ante el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos correspondiente, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.

Del 15/03/2005 al 15/07/2016
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ASESORA EN MATERIA DE ARCHIVOS EN EL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHVO (COORDINACIÓN DE ARCHIVOS)
"Asesora en materia de Archivos Área de Coordinación de Archivos, Área de Capacitación, Área de personal, Área de Graduados, Área de Digitalización de documentos entre otros.
Proyecto “Actividades para la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, específicamente en materia de Archivo”.
Responsable del Módulo Básico de Información en la Unidad de Enlace del Instituto Politécnico Nacional.
“Programa Global de Modernización Archivística del IPN” en particular “Actualización del Servicio Archivístico”.
Último grado de estudios LICENCIATURA
Área de conocimiento ARCHIVONOMÍA
Hipervínculo a la versión pública del currículum versión pública del currículum
Sanciones Administrativas definitivas: Sí/No NO

NOTAS:

* La Dirección General de Administración en la Contraloría General depende orgánicamente de la Secretaría de Finanzas.


Área responsable: DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS Y RESPONSABILIDADES

Última actualización: 15/04/2019
Fecha de validación de la información: 15/04/2019